Trong thời đại kinh tế số, quy trình tự động hoá doanh nghiệp đã trở thành một xu hướng quan trọng để nâng cao hiệu quả và tính cạnh tranh trên thị trường. Cùng với sự tiến bộ của trí tuệ nhân tạo, phần mềm chuẩn hóa và các công nghệ hiện đại, việc ứng dụng tự động hoá đã mang lại những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp. Từ việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm thiểu lỗi sai và tăng cường năng suất lao động, đến việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Công nghệ tự động hoá doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là việc thay thế con người bằng máy móc, mà là một hệ thống thông minh và linh hoạt, được thiết kế để tối ưu hóa hoạt động, từ việc quản lý tài chính, quy trình cho đến quản lý….Để hiểu rõ hơn về hình thức tự động hoá, hãy cùng MPBPO khám phá sâu hơn thông qua bài viết sau đây.
Tự động hóa doanh nghiệp là gì?
Tự động hoá doanh nghiệp là quá trình áp dụng công nghệ hiện đại vào các công việc vận hành và quản lý công ty. Hoạt động này còn được biết đến với tên gọi là tự động hóa quy trình doanh nghiệp BPA.
Quá trình tự động hóa đem lại nhiều lợi ích vô cùng to lớn
Sở dĩ BPA được các doanh nghiệp ưu tiên áp dụng là vì chúng đem lại rất nhiều lợi ích to lớn. Cụ thể, nhờ vào quá trình tự động hoá mà các cấp lãnh đạo có thể theo dõi và kiểm soát tiến trình hoàn thành công việc của cấp dưới. Từ đó giúp gia tăng hiệu quả sản xuất, thúc đẩy năng suất lao động và tiết kiệm chi phí thuê nhân công.
>>> Xem thêm: RPA – TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH
Tầm quan trọng mà quy trình tự động hoá doanh nghiệp mang lại
Theo nghiên cứu mới đây về tác động của công nghệ tự động hoá đối với doanh nghiệp cho thấy hoạt động này đã giúp ích cho công ty trong rất nhiều mặt. Cụ thể, nhờ vào công nghệ hiện đại mà chi phí vận hành doanh nghiệp có thể được giảm bớt lên đến 90%. Sau đây là những con số “biết nói” có thể phản ánh chân thật nhất về tầm quan trọng của BPA đối với doanh nghiệp công ty:
- Tăng năng suất lao động: 42% các nhà lãnh đạo nhận định BPA giúp tăng hiệu suất làm việc đến mức tối đa.
- Giảm thiểu sai sót và lỗi lên đến 80%: Tự động hoá giúp loại bỏ nhân tố con người trong các quy trình, giảm thiểu sai sót và lỗi phát sinh. Điều này đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong các hoạt động kinh doanh và sản xuất.
- Tiết kiệm 90% chi phí quản lý: Tự động hoá giúp giảm chi phí nhân sự và giảm thiểu lãng phí tài nguyên, từ đó làm tăng lợi nhuận và cải thiện hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
- Cắt giảm thời gian làm việc: Tự động hoá các tác vụ đơn giản và lặp đi lặp lại giúp nhân viên tập trung vào các công việc phức tạp hơn và sáng tạo hơn. Điều này giúp giảm thời gian hoàn thành công việc lên đến 60% so với trước đó.
- Tăng hiệu quả nhóm: Hơn 60% các nhà lãnh đạo cho rằng nhờ áp dụng công nghệ hiện đại mà các buổi thảo luận nhóm đạt hiệu quả tối ưu. Cắt giảm hơn 3h làm việc trên tổng số 8h 1 ngày. Và tiết kiệm hơn 240h làm việc/năm so với các biện pháp làm việc truyền thống.
- Tăng cường khả năng cạnh tranh: Quy trình tự động hóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và cải thiện hiệu quả vận hành, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường. Cụ thể, hơn 40% doanh nghiệp nhận định nhờ có BPA là quá trình trải nghiệm khách hàng được nâng cao hiệu quả.
Quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả công việc
Phần mềm Số hóa tài liệu cho doanh nghiệp
3 hình thức tự động hoá doanh nghiệp thường gặp
Hiện nay, quá trình tự động hoá của doanh nghiệp sẽ chia ra thành 3 hình thức phổ biến là: Tự động quá quy trình kinh doanh, tự động hoá đường ống bán hàng và tự động hoá gửi email. Nhìn chung dù là hình thức tự động hoá nào đi nữa đều mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tăng cường hiệu quả, giảm thiểu lỗi, tiết kiệm thời gian và tăng tính linh hoạt trong quy trình kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất vận hành và đạt được sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và đòi hỏi sự nhanh nhạy và linh hoạt.
Tự động hóa quy trình kinh doanh
Tự động hóa quy trình kinh doanh bao gồm áp dụng các phần mềm và công nghệ để tự động thực hiện các bước và công việc trong quy trình kinh doanh. Ví dụ, tự động hóa quy trình đặt hàng, xử lý hóa đơn, quản lý kho hàng, và quản lý tài chính giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu lỗi và lãng phí, và cải thiện hiệu suất làm việc.
Tự động hóa đường ống bán hàng
Tự động hóa đường ống bán hàng là việc sử dụng các phần mềm và công nghệ để tự động quản lý quy trình bán hàng từ việc thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, theo dõi tiến trình chăm sóc khách hàng, đến việc chốt giao dịch và tạo hóa đơn. Các công cụ tự động hóa CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), chatbot, và hệ thống tự động gửi thông báo là một số ví dụ về tự động hóa đường ống bán hàng.
Tự động hóa gửi email
Tự động hóa gửi email là việc sử dụng các công cụ và phần mềm để tự động tạo, lập lịch và gửi email đến các khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Ví dụ, trong các chiến dịch email marketing, tự động hóa gửi email giúp doanh nghiệp tùy chỉnh và tự động hóa việc gửi thông điệp đến nhóm mục tiêu xác định, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực so với việc gửi email thủ công.
Những khó khăn khi doanh nghiệp chưa ứng dụng tự động hoá
Trong thời buổi nền kinh tế số phát triển như “vũ bão”, quá trình tự động hoá vừa là một lợi thế vừa là thách thức đối với các doanh nghiệp. Nếu các công ty nào chưa áp dụng hoạt động này rất có thể sẽ đối mặt với các khó khăn như sau:
- Nhân viên làm việc kém hiệu quả, chưa hoàn thành hết các yêu cầu được giao do không có quy trình giám sát cảnh báo.
- Các bộ phận phối hợp kém nhịp nhàng, thường phát sinh lỗi do bất đồng ý kiến.
- Không đánh giá chính xác được hiệu suất của từng nhân viên.
- Không bám sát được quá trình làm việc dẫn đến chậm tiến độ đề ra.
- Phát sinh nhiều công việc dư thừa, không cần thiết làm lãng phí thời gian và nhân lực.
- Không cải tiến và nâng cấp được bất kỳ khâu làm việc nào.
4 bước trong quy trình tự động hoá doanh nghiệp
Xây dựng quy trình tự động hóa doanh nghiệp với 4 bước như sau:
Bước 1: Đơn giản hóa
Thông qua bước đơn giản hoá có thể loại bỏ hoặc giảm thiểu các bước không cần thiết trong quy trình kinh doanh. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần đánh giá và xác định những phần tử không cần thiết, lặp lại hoặc không đóng góp vào giá trị cuối cùng của quy trình. Bằng cách đơn giản hóa, quy trình tự động hoá có thể dễ dàng hơn và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Bước 2: Hệ thống hóa
Bước này tập trung vào xây dựng hệ thống và gắn kết các phần tử trong quy trình lại với nhau một cách logic và hiệu quả. Doanh nghiệp cần thiết kế các quy trình, phương pháp và quy tắc rõ ràng và minh bạch để thực hiện tự động hoá một cách suôn sẻ và chính xác. Việc hệ thống hóa cũng giúp đảm bảo tính nhất quán và tính chính xác trong quy trình.
Bước 3: Tối ưu hóa
Doanh nghiệp cần sử dụng các công nghệ và phần mềm tiên tiến, đồng thời điều chỉnh và cải tiến quy trình để đạt được hiệu quả tối đa. Việc tối ưu hóa giúp giảm thiểu thời gian thực hiện, tăng cường năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Bước 4: Nhân bản hóa
Bước cuối cùng trong quy trình tự động hoá là nhân bản hóa các quy trình đã tối ưu hóa vào các bộ phận và hoạt động khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp mở rộng việc tự động hoá và áp dụng những cải tiến hiệu quả đến nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức. Việc nhân bản hóa cũng giúp đảm bảo tính đồng nhất và sự hiệu quả trong toàn bộ doanh nghiệp.
MP BPO – Đơn vị hỗ trợ tự động hóa doanh nghiệp uy tín
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các tảng công nghệ đến với khách hàng. MP BPO tự hào là đơn vị uy tín chất lượng hàng đầu, đã đồng hành cùng hàng triệu doanh nghiệp trong quá trình đổi mới và xây dựng công ty. Sứ mệnh cốt lõi của chúng tôi là mang đến sự sáng tạo không ngừng nghĩ, giúp các doanh nghiệp Việt Nam đẩy nhanh tốc độ phát triển và nhanh chóng vương ra thế giới.
MP BPO – Đơn vị hỗ trợ tự động hóa doanh nghiệp uy tín
Chưa dừng lại ở đó, MP BPO còn quy tụ nguồn tài nguyên chất lượng nhất cùng đội ngũ nhân viên chuyên môn cao. Chắc chắn sẽ mang đến cho quý khách hàng các dịch vụ tiên tiến mang tính đột phá cao. Khi lựa MP BPO là đối tác công nghệ quý khách hàng sẽ nhận được các quyền lợi sau đây:
- Công nghệ hỗ trợ tiên tiến. Mức độ bảo mật cao đảm bảo an toàn tuyệt đối.
- Cung cấp các giải pháp đa dạng.
- Dự đoán được tình hình phát triển, thách thức và khó khăn. Từ đó đưa ra các biện pháp đón đầu hợp lý.
- Đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình, kiến thức chuyên môn cao và kỹ năng vận hành chuyên nghiệp.
Số hoá doanh nghiệp – Giải pháp quản lý hiệu quả
Quy trình tự động hoá doanh nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của các tổ chức và doanh nghiệp. Nhờ vào việc sử dụng công nghệ, phần mềm và trí tuệ nhân tạo, doanh nghiệp có khả năng thực hiện các hoạt động và quy trình một cách nhanh chóng, chính xác và nhất quán hơn. Điều này giúp tập trung nhân viên vào các công việc sáng tạo và phức tạp hơn, đồng thời giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng công nghệ tự động hoá doanh nghiệp vào quá trình vận hành công ty hãy liên hệ ngay cho chúng tôi thông qua website: Mpbpo.comvn. Hoặc liên hệ hotline: 0931 939 453 để được nhân viên hỗ trợ tư vấn cụ thể hơn nhé.