0931 939 453

Kết nối với chúng tôi: 
  • jp
  • vi
  • English

Tại Sao Các Doanh Nghiệp Nên Số Hoá Tài Liệu & Hạn Chế Tài Liệu Bằng Giấy

Nếu bạn đang xem xét cải thiện hiệu suất công việc của tổ chức, doanh nghiệp mình thì sử dụng số hóa tài liệu là một trong những điều mà bạn cần phải cân nhắc.

Dịch vụ Số hóa tài liệu

Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu 9 lợi ích của số hóa tài liệu:

Đảm bảo an toàn cho dữ liệu

Sau khi số hóa tài liệu, tất cả dữ liệu đều được lưu trữ an toàn trong một máy chủ trung tâm, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mất hồ sơ. Đã qua rồi cái thời bạn phải mở tủ hồ sơ của mình và lục lọi khắp mọi nơi để tìm kiếm các tập tin. Với các tài liệu số hóa đã được phân loại và sắp xếp khoa học, bây giờ bạn có thể tìm thấy chúng một cách dễ dàng.

Tiết kiệm thời gian

Các nhân viên của doanh nghiệp có thể truy xuất tài liệu từ các địa điểm và phòng ban khác nhau trong cùng một lúc, việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, giúp nhân viên có thể tập trung vào công việc của mình một cách hiệu quả hơn.

Cải thiện an ninh

Việc truy cập thông tin và tài liệu được duy trì một cách an toàn và có cấu trúc. Các quyền truy cập khác nhau đối với dữ liệu và tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu được kiểm soát bởi doanh nghiệp. Đây là một trong những lý do quan trọng nhất để sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu.

Kiểm soát chất lượng tốt

Doanh nghiệp có thể kiểm soát các thay đổi & các sửa đổi của tài liệu. Quá trình này diễn ra dễ dàng mà không tốn tiền vào việc thay đổi các loại tài liệu giấy. Do đó, điều này cũng giúp duy trì sự thân thiện với môi trường. 

Hợp tác dễ dàng

Giúp sự hợp tác giữa những người dùng trong việc tạo, sửa đổi và quản lý cùng một tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Sẽ rất khó khăn cho các nhân viên của Doanh nghiệp trong việc chuyển đổi qua lại các tài liệu giấy tại nơi làm việc.

Xử lý nhanh chóng

Các nghiệp vụ của số hóa tài liệu như nắm bắt, trích xuất thông tin từ các tài liệu giấy và tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhờ vào tính năng OCR (đọc văn bản của tài liệu được quét và tự động lưu).

Tìm kiếm dễ dàng

Thông qua các tùy chỉnh tìm kiếm với các tính năng tiện lợi, việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu số hóa trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian, nhanh chóng và hiệu quả.

Dễ dàng phục hồi

Việc phục hồi trạng thái lưu trữ của các bản sao vật lý và tài liệu ở định dạng điện tử trở nên nhanh chóng và đáng tin cậy.

Dễ dàng gửi và phân phối tài liệu

Số hóa tài liệu cho phép doanh nghiệp gửi và phân phối tài liệu an toàn thông qua email, fax, SMS, bưu điện, FTP, web. Việc này có thể được thực hiện cho bất kỳ tài liệu nào mà doanh nghiệp đã tích hợp vào hệ thống.

Rõ ràng là số hóa tài liệu đi kèm với một bộ tính năng và lợi ích tuyệt vời. Điều tốt nhất là nó thân thiện với môi trường khi hạn chế sử dụng tài liệu giấy, và là một bước tiến lớn để góp phần trong việc bảo tồn tài nguyên trên hành tinh này.

Nắm bắt được các đặc tính đó, BPO.MP đẩy mạnh dịch vụ số hóa tài liệu, bên cạnh các dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh khác như nhập liệu và xử lý dữ liệu, gia công tài chính – kế toán, gia công và xử lý ảnh DTP, viết content, gán nhãn dữ liệu, biên – phiên dịch, giới thiệu nhân sự.

MPBPO.COM.VN