Giải pháp số hóa tài liệu trong thư viện trọn gói

Thời đại công nghệ 4.0 đã và đang phát triển ngày càng mạnh mẽ thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong lĩnh vực số hóa tài liệu trong thư viện không còn là điều quá xa lạ. Bên cạnh những sự xuất hiện của nhiều công nghệ, phần mềm, thiết bị tiên tiến,… nhằm đáp ứng tối ưu nhất mọi nhu cầu của người dùng thì hoạt động thư viện cũng ngày càng có những bước tiến xa và rộng hơn. Cụ thể hơn chính là sự can thiệp của công nghệ vào số hóa tài liệu với mục đích phục vụ người dùng có những trải nghiệm hoàn hảo.

Khi hoạt động số hóa tài liệu trong thư viện ngày càng xuất hiện nhiều phục vụ hoạt động số hóa tài liệu trong lĩnh vực thư viện được tốt nhất cũng như trở thành một hoạt động nghiệp vụ phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, mặc dù đã hơn 20 năm triển khai số hóa tài liệu ở Việt Nam thì tốc độ số hóa tài liệu còn khá chậm. Điều này đã trở thành một bất cập khiến các đơn vị thư viện phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau để áp dụng một quy trình số hóa tài liệu thư viện cùng những phần mềm hiện đại để nâng cao chất lượng và hiệu quả số hóa. 

Tại sao cần số hóa tài liệu trong thư viện?

Hoạt động số hóa tài liệu trong lĩnh vực thư viện chính là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng điện tử trực tuyến có thể lưu trữ trên các thiết bị điện tử với mục đích bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến cho người dùng. 

Số hóa tài liệu trong thư viện để tăng trải nghiệm người dùng

>>> Tham khảo thêm: Số hoá tài liệu là gì?

Nếu như trước đây, hoạt động lưu trữ những tài liệu trong thư viện dưới dạng truyền thống luôn phải đối mặt với các vấn đề như: 

• Chia sẻ các thông tin tài liệu cần thiết giữa thư viện với thư viện cũng như giữa thư viện với người đọc không có sự linh hoạt và thuận tiện. 
• Nhiều tài liệu thư viện đã cũ, thường không còn xuất bản, tái bản nữa do đó đòi hỏi việc phải có bản mềm để kịp thời tìm hiểu, in ấn,… trong những tình huống cần thiết phục vụ công việc. 
• Sự tác động của mối, mọt, động vật,… cũng là tác nhân khiến các tài liệu ở thư viện đe dọa trực tiếp đến sự bảo tồn của các tài liệu quý hiếm. 

Đứng trước những bất cập còn tồn tại đó đòi hỏi số hóa thư viện điện tử là điều vô cùng cần thiết và quan trọng cần được đầu tư và triển khai tại nước ta. Mặc dù đã được triển khai từ hơn 20 năm trước đó nhưng hoạt động số hóa tài liệu ở nước ta vẫn chưa có những bước tiến toàn diện dù 51/63 thư viện tại các tỉnh, thành phố đã có hoạt động bảo quản, chia sẻ, phục vụ trực tuyến nhưng số lượng tài liệu số hóa vẫn còn ít, chưa đáp ứng đủ nhu cầu người dùng. 

Có thể khẳng định, lợi ích của hoạt động số hóa tài liệu hiện nay là rất lớn khi vừa có thể bảo quản lâu dài những tài liệu quý hiếm, dễ hư hại, tác động bởi thời gian vừa có tác dụng chia sẻ nhanh chóng các tài liệu. Hơn nữa, hoạt động này còn phục vụ tối ưu nhất nhu cầu của mọi bạn đọc cho dù ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khoảng thời gian nào chỉ cần có kết nối Internet. 

Xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO (2023)

Số hóa tài liệu thư viện mang lại những ưu điểm nổi bật nào?

Nhìn chung, việc số hóa trong thư viện là một vấn đề vô cùng cần thiết và quan trọng đặc biệt trong thời đại công nghệ số ngày càng có sự bùng nổ mạnh mẽ như hiện nay. Về cơ bản thì hoạt động này hiện đang sở hữu những ưu điểm nổi bật sau đây: 

• Giúp giảm nhanh chóng về diện tích cũng như không gian lưu trữ tài liệu tại các thư viện hiện nay. 
• Tăng được tuổi thọ cũng như thời gian sử dụng của các tài liệu lưu trữ khiến chúng được bảo quản và duy trì lâu dài hơn. 
• Dễ dàng hơn khi mở rộng về phạm vi cộng đồng người sử dụng tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện trên diện rộng. 
• Tăng được khả năng truy xuất, tìm kiếm những thông tin về tài liệu tại bất cứ nơi đâu, bất cứ thời điểm nào,… một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất cho người dùng. 
• Thuận tiện hơn trong việc chia sẻ những nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác cũng như từ người dùng này đến người dùng khác. 
• Hạn chế được nguồn nhân lực tối đa, tiết kiệm về công sức cho người quản lý các nguồn tài liệu thông tin truyền thông. 
• Thêm nhiều tiện ích như chỉnh sửa, tái sử dụng cũng như dễ dàng chuyển đổi sang loại dữ liệu số khác một cách nhanh chóng nhất. 

Số hóa tài liệu trong thư viện với nhiều lợi ích nổi bật 

Những khó khăn trong việc số hoá tài liệu thư viện

Bên cạnh những ưu điểm của dịch vụ số hóa tài liệu thư viện hiện nay thì hoạt động số hóa tài liệu tại các thư viện vẫn còn nhiều những khó khăn, bất cập cần phải khắc phục

Những khó khăn trong việc số hoá tài liệu thư viện bao gồm sau đây cần lưu tâm:

Thứ nhất, về vấn đề bản quyền tác phẩm 

Tại các thư viện chỉ có thể số hóa những tài liệu với mục đích để nghiên cứu, tham khảo chứ không được sao chép và phân phối những bản sao này đến với công chúng. Điều này muốn thực hiện được phải có sự thỏa thuận về vấn đề sở hữu bản quyền nên còn gặp khá nhiều khó khăn và bất cập đến các thư viện trong hoạt động số hóa tài liệu trong thư viện hiện nay. 

Thứ hai, về vấn đề nguồn nhân lực, thiết bị cũng như kinh phí 

Việc số hóa các tài liệu trong thư viện đòi hỏi trải qua nhiều bước khác nhau từ scan tài liệu – xử lý dữ liệu số – lập biên mục – sao lưu đánh dấu chỉ mục – kiểm soát chất lượng – đưa trên hệ thống – kiểm tra chất lượng,… Những công việc này luôn đòi hỏi nguồn nhân lực lớn và có trình độ cao. 

Hơn nữa, về những thiết bị số hóa tài liệu thư viện cũng cần có sự đầu tư mà các thư viện lại chưa có đủ kinh phí để thực hiện tối ưu vấn đề này. Là mô hình phục vụ miễn phí nên thư viện cũng không có nhiều kinh phí để đầu tư, nâng cấp và phát triển theo hướng toàn diện. 

Thứ ba, về vấn đề chính sách đặc thù cho thư viện điện tử 

Thời điểm hiện tại, những quy định về bản quyền tác giả, bảo hộ sáng tạo của tác giả đối với tác phẩm,… vẫn chưa có những quy định rõ ràng. Trong khi đó, loại hình hoạt động của thư viện lại là phục vụ miễn phí cho cộng đồng khiến cho thư viện điện tử vẫn còn những bất cập. Do đó, cần có những chính sách cần thiết và phù hợp với đặc thù của thư viện điện tử nhằm khuyến khích được hoạt động số hóa tài liệu thư viện để chia sẻ thông tin được nhanh chóng và rộng rãi nhất. 

Phần mềm Số hóa tài liệu cho doanh nghiệp tốt nhất

Lựa chọn giải pháp số hoá tài liệu trong thư viện chất lượng tại MP BPO

Đứng trước vấn đề đó việc lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu thư viện với những phần mềm số hóa tài liệu thư viện đã và đang trở thành một xu hướng dẫn đầu hiện nay. Trong đó, các giải pháp đến từ thương hiệu MP BPO vẫn được đánh giá cao về uy tín và chất lượng mang lại cho các thư viện điện tử cũng như người dùng. 

Lựa chọn giải pháp số hoá tài liệu trong thư viện chất lượng tại MP BPO

Lựa chọn đơn vị MP BPO, quý khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng bởi những lợi thế và tiềm lực mạnh, cụ thể là: 

• MP BPO là một công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) chuyên về số hóa tài liệu lưu trữ, nhập liệu và xử lý dữ liệu, gán nhãn dữ liệu, xử lý ảnh DTP, hỗ trợ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo (AI) và các dịch vụ khác . MP BPO được thành lập vào năm 2017 và có trụ sở tại Đà Nẵng, Hà Nội, Hồ Chí Minh và Tokyo. 
• MP BPO với nhiều kinh nghiệm và khả năng thích ứng cao trong việc triển khai các giải pháp số hóa tài liệu với mục tiêu phát triển thư viện số cho các khách hàng có nhu cầu do đó MP BPO cam kết sẽ cung cấp dịch vụ chất lượng cao, chi phí hợp lý và thời gian giao hàng nhanh chóng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ. 
• MP BPO hoạt động với  phương châm “Khi công nghệ tiến về phía trước, doanh nghiệp sẽ không bị bỏ lại phía sau” là mục tiêu phát triển của công ty là kết hợp ưu thế của hai nền văn hóa Việt – Nhật, tận dụng thế mạnh của doanh nghiệp hai nước để nhằm cung cấp các dịch vụ BPO đạt chất lượng quốc tế cho các khách hàng tại Việt Nam và trên thế giới bắt kịp xu hướng toàn cầu. 
• Mức chi phí hợp lý, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng, các thư viện điện tử khác nhau, có sự cạnh tranh với nhiều đơn vị khác do đó cam kết một mức chi phí tối ưu nhất. 

Giải pháp Số hóa tài liệu MP BPO

Như vậy, khi mà cuộc cách mạng công nghệ số 4.0 còn tiếp tục và không ngừng có những bước tiến mạnh mẽ cùng những phát minh công nghệ trong tương lai thì việc ứng dụng số hóa tài liệu trong thư viện là điều cần thiết và quan trọng. Có thể thấy đây vừa là cơ hội và vừa là những thách thức đối với hệ thống thư viện tại Việt Nam đòi hỏi họ không ngừng cập nhật xu hướng mới, số hóa tài liệu, hiện đại hóa phương thức hoạt động,… Chỉ có như vậy mới giúp các thư viện có thể trụ vững và phát triển theo hướng bền vững nhất.

Khi mà việc xây dựng các thư viện số không chỉ là đáp ứng xu hướng chung của thời đại mà còn là yêu cầu của chính ngành thư viện. Do đó việc lựa chọn dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện đến từ thương hiệu MP BPO chính là sự lựa chọn thông minh và an toàn nhất thời điểm hiện tại. Hiểu được vấn đề này cũng như ứng dụng dịch vụ này vào trong thực tế sẽ giúp ngành thư viện có thể đảm bảo tối ưu về chức năng của mình. Vậy còn điều gì mà không liên hệ ngay MP BPO qua Hotline để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng mọi thắc mắc.