Số hóa quy trình – Nâng cao 200% hiệu suất cho doanh nghiệp

Công nghiệp 4.0 bùng nổ trên phạm vi toàn cầu kéo theo sự cạnh tranh khốc liệt về công nghệ giữa các công ty. Trong đó, số hóa quy trình chính là vũ khí để giúp một doanh nghiệp, tổ chức tăng cơ hội cạnh tranh cũng như phát triển vượt bậc hơn các đối thủ tiềm năng. 

Hơn nữa, số hóa quy trình còn giúp các doanh nghiệp hiện nay giải quyết một số vấn đề bất trắc trong quá trong quản lý các loại hình thông tin đang bị chắp vá, thông tin không đồng bộ, thông tin bị chồng chéo lẫn nhau và không có sự thống nhất trong các phòng ban. Tất cả mọi thứ không theo khuôn khổ hay một trật tự nào nên rất dễ dẫn đến bị loãng thông tin và việc quản lý cũng trở nên khó khăn hơn. Vì thế mà nâng cấp quy trình hoạt động và thực hiện số liệu hóa là yếu tố mà nhiều doanh nghiệp đang hướng đến. Vậy đâu là những lợi ích của việc số hóa quy trình làm việc? Và các bước số hóa doanh nghiệp diễn ra như thế nào? Câu trả lời sẽ được tiết lộ trong bài viết dưới đây. 

Số hoá quy trình là gì?

Về cơ bản, Số hóa quy trình là quá trình cải tiến và thay đổi quy trình hoạt động và công việc như một phần của số hóa dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp tăng năng suất, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, việc số hóa chỉ ảnh hưởng đến bề ngoài của quy trình kinh doanh.

Quy trình công việc được hiểu là các thủ tục, quy tắc được thiết lập để tiến hành công việc nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng. Số hóa là việc chuyển đổi công việc thủ công bằng giấy sang dạng kỹ thuật số. Thông tin được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng bit và byte. Tương tự nó giống như quét tài liệu giấy thành tệp PDF nhưng nội dung không thay đổi, chỉ được mã hóa và định dạng kỹ thuật số. 

Nhìn chung, số hóa về cơ bản khác với chuyển đổi kỹ thuật số vì nó phụ thuộc vào con người và công nghệ. Số hóa là sự kết hợp giữa phần mềm và thế giới vật chất và các tổ chức có thể tạo giá trị duy nhất dựa trên nhu cầu sử dụng dữ liệu của họ.

Số hoá dữ liệu: Tạo giá trị cạnh tranh trên thị trường

Lợi ích của việc số hoá quy trình làm việc tại doanh nghiệp

Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm thì nhiều doanh nghiệp còn quan tâm đặc biệt đến các lợi ích của chúng khi áp dụng vào doanh nghiệp sẽ mang đến những ưu thế ra sau. Sau đây là các phân tích cụ thể:

Gia tăng năng suất

Trên thực tế, hệ thống phần mềm số hóa quy trình cho phép hoàn thành các nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhanh hơn so với công nghệ tự động. Do đó, việc tối ưu hóa thời gian hoàn thành một nhiệm vụ sẽ giúp nhân viên kiểm duyệt có thời gian làm những nhiệm vụ khác. Điều này sẽ đảm bảo mang đến chất lượng làm việc được nhanh chóng và gia tăng hiệu quả công việc hơn khi làm theo kiểu truyền thống.

Tiết kiệm chi phí

Mục tiêu của bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng muốn tối đa hóa lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên, các tác vụ và quy trình thủ công sẽ chậm hơn so với các quy trình tự động bởi chúng cần con người thực hiện cùng một lúc. Theo một số nghiên cứu cho thấy sử dụng số hóa có thể tiết kiệm tới 90% chi phí hoạt động cho doanh nghiệp.

Không bị giới hạn, dễ dàng tiếp cận

Các tổ chức trong thời đại hiện nay phải đủ nhanh nhẹn để thay đổi hướng cũng như cần phải linh hoạt tái cấu trúc các quy trình nhằm mục đích thích ứng với thời đại. Nếu muốn đạt được điều này, tư duy và thực tiễn linh hoạt phải được đưa vào tất cả các phòng ban và số hóa quy trình làm việc.

An toàn, bảo mật

Hạn chế hoặc phân phối quyền hạn của các cá nhân, chức năng và vai trò của phòng ban. Vì vậy, việc đảm bảo an toàn thông tin, an toàn dữ liệu hiệu quả và tiết kiệm không gian, chi phí lưu trữ bằng cách số hóa dữ liệu.

Tăng tính minh bạch

Tính minh bạch của quy trình kinh doanh ảnh hưởng đến sự thành công bền vững của một doanh nghiệp. Khi các quy trình được giám sát bởi công nghệ kỹ thuật số, các nhà quản lý cấp cao hơn sẽ tin tưởng với tất cả những thứ sẽ được thực hiện.

Đảm bảo xử lý quy trình nhất quán

Một trong những lợi ích chính của số hóa là công nghệ cho phép tất cả các hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách nhất quán với đầu ra chất lượng cao và đáng tin cậy. Chẳng hạn như nếu một doanh nghiệp tự động hóa quá trình theo dõi các dịch vụ được cung cấp cho khách hàng của mình, tất cả người tiêu dùng sẽ nhận được chất lượng hỗ trợ chăm sóc khách hàng như nhau và dịch vụ khách hàng hạn chế.

Số hóa tài liệu: Nền tảng chuyển đổi kỹ thuật số

Những hiểu lầm của doanh nghiệp khi số hoá quy trình

Bên cạnh những lợi ích thì có không ít các đơn vị đang hiểu lầm lầm sai lệch khi thực hiện số hóa doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Cứ áp dụng số hóa quy trình là thành công

Công nghệ chỉ là một phần giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Hiện nay, việc thực hiện số hóa doanh nghiệp nói riêng hay là chuyển đổi số nói chung thì đều đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các chiến lược dài hạn. Đồng thời, phải có sự tác động đến toàn bộ doanh nghiệp, từ văn hóa, con người đến mô hình kinh doanh. 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp mới chỉ phát hiện và triển khai lẻ tẻ một vài ứng dụng. Và dù đã hoàn thành chuyển đổi số nhưng chưa động đến thay đổi tư duy, nhận thức, mô hình kinh doanh, mô hình hoạt động.

Chỉ những công ty lớn và một vài ngành nghề mới số hóa được

Trong thế giới giải pháp công nghệ kỹ thuật số không ngừng phát triển thì khả năng thích ứng nhanh chóng là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Số hóa không giới hạn bất kỳ ai mà thay vào đó nó mang đến những phương pháp và cơ hội đột phá mạnh mẽ cho mọi doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp muốn nắm bắt tiềm năng và thế chủ động về mình.

Nóng vội áp dụng xu thế

Việc nhanh chóng áp dụng các xu hướng công nghệ mới có thể là con dao hai lưỡi nếu các công ty không hiểu đầy đủ về chúng mà đã vội vàng áp dụng theo xu thế. Bởi tư duy tham lam muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường là con đường ngắn nhất dẫn đến thất bại. Chính vì, các công ty có tư duy này có thể dễ dàng lạc lối vì họ thiếu nguồn lực và thời gian để giải quyết các vấn đề quan trọng nhất. 

Do vậy mà trong thế giới công nghệ đang thay đổi nhanh chóng ngày nay, các công ty cần giữ bình tĩnh để hiểu các vấn đề, mô hình kinh doanh và bối cảnh cạnh tranh trước khi cân nhắc tuyển dụng. Có như vậy thì doanh nghiệp mới có thể phát triển đường dài mà không bị bỏ lại phía sau các đối thủ.

Các bước số hoá quy trình chuyên nghiệp

Số hóa quy trình chuyên nghiệp được diễn ra theo một trình tự nhất định và mỗi bước như vậy sẽ thể hiện từng chức năng riêng biệt như sau:

Bước 1: Đánh giá

Đầu tiên, trong quy trình thực hiện số hóa doanh nghiệp là đánh giá, khảo sát tại các doanh nghiệp để nắm rõ các hoạt động. Điều này nhằm mục đích nắm rõ được mức độ tăng trưởng số cũng như khả năng tiếp nhận công nghệ của doanh nghiệp một cách tối ưu nhất.

Bước 2: Phân tích

Tiếp theo, số hóa quy trình làm việc sẽ giúp doanh nghiệp phân tích quá trình vận hành vai trò của chúng đối với doanh nghiệp. Từ đó, số hóa có thể dựa vào và cùng doanh nghiệp gia tăng tiềm năng phát triển cũng như là đề xuất các chiến lược phù hợp nhất.

Bước 3: Xây dựng lộ trình triển khai

Số hóa quy trình chuyên nghiệp sẽ thúc đẩy và lên kế hoạch xây dựng lộ trình triển khai chi tiết cho doanh nghiệp. Hơn nửa, số hóa sẽ giúp doanh nghiệp cân bằng nguồn lực, công nghệ, chính sách, thời gian một cách hiệu quả.

Bước 4: Theo dõi quá trình thực hiện

Trong suốt quá trình số hóa sẽ đảm bảo hỗ trợ giám sát, theo dõi và đưa ra các báo cáo thường xuyên để doanh nghiệp đi đúng định hướng. Đồng thời, nếu có sự điều chỉnh trong các dự án thì số hóa sẽ đảm bảo hướng mục tiêu triển khai của dự án theo đúng chu trình.

Bước 5: Báo cáo và hỗ trợ

Số hóa sẽ tự động thực hiện báo cáo và về tình trạng tiến độ xuống các cấp quản lý để kịp thời phát hiện và xử lý. Hơn nữa, mục tiêu chủ yếu của báo cáo và hỗ trợ đó là các bên có liên quan có thể bắt kịp với hệ thống vận hành mới. 

Bước 6: Đề xuất cải tiến tối ưu

Bước này cũng khá quan trọng vì số hóa quy trình sẽ đề xuất giúp doanh nghiệp những ý tưởng thời đại mới để nâng cấp và cải tiến dự án lên một tầm cao mới. Vì vậy mà toàn bộ hệ thống sẽ được vận hành một cách tối ưu nhất.

Phân biệt số hóa tài liệu, số hóa quy trình và chuyển đổi số

Ví dụ về số hoá quy trình

Để bạn có thể hình dung chi tiết, rõ ràng hơn về quy trình số hóa và chuyển đổi số của những doanh nghiệp đang có chỗ đứng vững chắc trên thị trường hiện nay họ đã làm như thế nào thì hãy cùng tham khảo như sau:

NETFLIX – Ứng dụng của Mỹ để xem video và phim trực tuyến

Thành công của Netflix có thể là do sự thay đổi từ dịch vụ cho thuê băng dữ liệu tương tự sang đĩa CD kỹ thuật số. Điều này dẫn đến chất lượng phim tốt hơn và đổi mới với tư cách là nhà phát triển nền tảng phát trực tuyến video. Ứng dụng Netflix có hơn 200 triệu người dùng trả tiền, kết nối hàng triệu khách hàng từ tất cả các quốc gia và tăng cơ sở người dùng đáng kể theo thời gian.

GRAB – Công Ty Dịch Vụ Vận Tải

Grab được đa số người dùng Việt Nam sử dụng, đây là ứng dụng không chỉ tích hợp chức năng mà còn thu thập lượng lớn dữ liệu khách hàng, phân tích nhu cầu, hành vi lựa chọn, xếp hạng và lên kế hoạch lịch sử hoạt động của tài xế. 

Mục đích của việc số hóa này là nhằm cải thiện và bổ sung các sản phẩm mới của Grab như đặt bữa ăn, mua sắm, giao hàng và các liên kết khác trong chuỗi dịch vụ của công ty. Tất nhiên, nhờ số hóa dữ liệu và chuyển đổi số nên Grab có thể nắm bắt được những ứng dụng được lựa chọn nhiều nhất trong tiềm thức của khách hàng.

MBBANK – Chuẩn Quân đội và ngân hàng 4.0

Đến nay, MB Bank đã có một lượng khách hàng lớn và những thay đổi theo xu hướng chuyển đổi số. Không cần phải đi đến quầy. Phát triển ứng dụng MB Bank, làm việc với AI, chuyển tiền, rút ứng dụng. Thúc đẩy sự tiện lợi, văn hóa và kết nối các quy trình kỹ thuật số để tạo ra những hành trình trải nghiệm thông minh, đồng thời trải nghiệm dịch vụ của bạn sẽ nuôi dưỡng tình cảm của khách hàng, tăng doanh số bán hàng và giảm áp lực cho nhân viên.

Lựa chọn dịch vụ số hoá quy trình tại MP BPO

Nếu các doanh nghiệp đang có nhu cầu thực hiện số hóa quy trình nhưng không biết chọn đâu là địa chỉ uy tín thì có thể tìm đến MP BPO. Công ty TNHH BPO.MP là đơn vị giúp cho doanh nghiệp của bạn đảm bảo tăng hiệu quả vận hành tất cả các nghiệp vụ,… Đặc biệt là nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Ngoài ra, MP BPO sẽ cam kết tất cả các giao dịch được thực hiện chính xác và không có lỗi. 

Đồng thời, chúng tôi còn chuẩn hóa các biểu mẫu, hồ sơ, cập nhật quy trình, thủ tục đảm bảo công khai, minh bạch. Bên cạnh đó, việc số hóa sẽ dần được san phẳng ranh giới không gian, địa lý giữa các phòng, ban, đơn vị, địa bàn và vùng miền. Từ đó, tạo nền tảng kết nối giao tiếp giữa các phòng ban thông qua hệ thống dữ liệu lớn. Chính vì vậy mà bạn hoàn toàn có thể tin tưởng và trao trọn niềm tin khi lựa chọn dịch vụ số hóa quy trình tại MP BPO.

Dịch vụ số hóa tài liệu MP BPO

Số hóa quy trình làm việc không chỉ là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn là bước quan trọng để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số toàn diện. Tuy nhiên, làm thế nào và lộ trình để số hóa các quy trình một cách tối ưu và tiết kiệm chi phí vẫn là một thách thức đối với các công ty. Chính vì thế mà số hóa doanh nghiệp đã có mặt để giúp rút ngắn thời gian, tăng năng suất, quá trình xử lý diễn ra một cách thống nhất và thông tin được bảo mật an toàn hơn.

Bài viết trên MP BPO đã phân tích một phần các khía cạnh ứng dụng của số hóa quy trình từ kinh nghiệm cho đến các quan điểm thực tiễn. Hy vọng bạn sẽ tìm ra được hướng đi đúng đắn và giúp doanh nghiệp của mình phát triển một cách bền vững trong tương lai. Nếu bạn cần tư vấn thêm về số hóa các quy trình thì hãy liên hệ ngay với các chuyên gia tư vấn của MP BPO để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.