Xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO (2023)

Trong thời đại công nghệ bùng nổ, các doanh nghiệp nghiệp dần bước chân vào “đường đua” kinh doanh mang tên “thời đại công nghệ số”. Để không tụt lại phía sau, các công ty đều áp dụng quy trình số hoá tài liệu lưu trữ để giải quyết các vấn đề nan giải như lưu trữ, truy xuất, sử dụng, chia sẻ và bảo mật tài liệu. 

Nếu trước kia, phương pháp lưu trữ truyền thống khiến các doanh nghiệp mất nhiều chi phí in ấn, lưu trữ, thuê kho, phục chế, thuê nhân viên quản lý tài liệu…Bên cạnh đó, còn tốn khá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm tư liệu nhưng chưa chắc tài liệu này đã phù hợp với nhu cầu đặt ra. Thì nay, mô hình số hoá tài liệu đã ra đời nhằm giải quyết tất cả khó khăn và vướng mắc trên. Nhờ áp dụng công nghệ hiện đại, quy trình số hoá tài liệu đã giúp các doanh nghiệp chuyển đổi thông tin dạng giấy (analog) sang hình thức số hóa (digital). Sau đó quản lý, tìm kiếm, sử dụng, chia sẻ…thông qua máy tính một cách nhanh chóng và dễ dàng. 

Mục tiêu của việc ứng dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Sở dĩ các doanh nghiệp các bước số hoá tài liệu lưu trữ nhằm mục đích xử lý quy trình nghiệp vụ được hiệu quả và tối ưu nhất. Để đạt được những mong muốn trên, các kho lưu trữ phải thực hiện thao tác chuyển đổi dữ liệu từ dạng truyền thống sang dạng số hoá. 

Tối ưu quy trình làm việc với số hóa tài liệu

Nhờ quy trình số hoá tài liệu này mà người dùng sẽ đạt được các mục tiêu cơ bản như sau:

• Kéo dài tuổi thọ của các tài liệu gốc, hạn chế thất lạc, hư hỏng…
• Đồng nhất toàn bộ tài liệu sang 1 dạng nhất định
• Tập trung tài liệu để dễ dàng quản lý và khai thác
• Tiết kiệm chi phí lưu trữ và thời gian tìm kiếm tài liệu

Số hoá dữ liệu: Cách tạo ra giá trị cạnh tranh

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ theo chuẩn ISO/IEC 27001:2013

Cách số hoá tài liệu lưu trữ theo chuẩn ISO/IEC 27001:2013 là một quy trình tuân thủ các yêu cầu và tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật thông tin. Cụ thể, quy trình về số hoá tài liệu lưu trữ sẽ được diễn ra theo 5 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã chọn lọc để thực hiện số hóa

Đối tác cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu sẽ trực tiếp nhận tài liệu bàn giao từ phía khách hàng hoặc đến trực tiếp công ty để thu thập tài liệu cần lưu trữ. Các tài liệu này sẽ được chọn ra tùy thuộc vào mục tiêu sử dụng của từng doanh nghiệp. Ví dụ, nếu công ty muốn lưu trữ các tài liệu quan trọng thì dữ liệu sử dụng phải là loại quý hiếm và quan trọng. 

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Công việc cần thực hiện bao gồm:

• Chuẩn bị ghim kẹp và bìa cứng để làm phẳng tài liệu cần scan.
• Phân loại các tài liệu theo hình thức khác nhau, ví dụ: tài liệu giấy thường, đóng quyển, hình ảnh, bảng vẽ…Bởi vì từng loại dữ liệu khác nhau sẽ có cách scan khác nhau. Cụ thể, đối với các tệp dạng đóng quyển thì sẽ sử dụng kỹ thuật hiện đại nhất là Bookscan để sao chép nhanh chóng và chính xác. 

Bước 3: Scan và thiết lập hệ thống

Các bước scan và thiết lập hệ thống bao gồm: Scan → Đặt tên tài liệu → Chọn định dạng → đóng hoặc ghim tài liệu lại như ban đầu → tạo metadata.

Trong 5 bước hướng dẫn số hoá dữ liệu thì bước này là thao tác quan trọng nhất, chúng có tính quyết định việc chuyển đổi tệp analog sang digital có chính xác hay không. Các dữ liệu này sẽ được nhúng thông qua một ứng dụng chuyên môn để tạo ra metadata. Đồng thời, các thông tin này cũng sẽ được định dạng trước theo quy định của doanh nghiệp.

Bước 4: Kiểm tra tài liệu số hoá

Kiểm tra lại tài liệu chuyển đổi đã đầy đủ và chính xác chưa. Nếu phát hiện có sai sót phải thực hiện bước scan lại 1 lần nữa. 

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu số hoá

Sau khi bên cung cấp dịch vụ đã hoàn tất quy trình số hoá tài liệu sẽ bắt đầu chuyển giao tài liệu gốc cho phía doanh nghiệp theo yêu cầu bảo mật đã cam kết trước đó. Bên cạnh đó, các đơn vị thuê ngoài cũng sẽ đề xuất với công ty về các biện pháp lưu trữ hiệu quả như: lưu trữ đám mây, máy chủ, thiết bị lưu trữ chuyên dụng… Mặc khác, nếu doanh nghiệp có yêu cầu có thể nhờ phía dịch vụ tích hợp CSDL hoặc hệ thống ứng dụng lưu trữ trên toàn bộ hệ thống công ty. 

Để hoạt động chuyển đổi dữ liệu được diễn ra hiệu quả nhất, các doanh nghiệp cần tìm hiểu về hoạt động này sau đó chọn ra đơn vị uy tín và có năng lực chuyên môn cao. Có như thế thì hoạt động sao chép thông tin mới diễn ra đúng tiến độ và bảo mật dữ liệu hiệu quả nhất. 

Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ đạt chuẩn ISO

Một số công việc thực hiện đồng thời khi số hoá tài liệu

Khi thực hiện quy trình số hoá tài liệu, có một số công việc thường được thực hiện đồng thời để đảm bảo quá trình số hoá được thực hiện hiệu quả. Các công việc cụ thể như sau:

Công việc thực hiện đồng thời khi số hoá tài liệu

Chọn định dạng file ảnh

Trước khi thực hiện quá trình quét và số hoá tài liệu, cần xác định định dạng file ảnh phù hợp để lưu trữ hình ảnh số hoá. Các định dạng phổ biến như JPEG, TIFF, hoặc PDF có thể được sử dụng tùy thuộc vào yêu cầu và mục đích sử dụng của tài liệu số hoá.

Chọn vật mang tin

Vật mang tin là nơi lưu trữ và bảo quản tài liệu số hoá sau khi quá trình số hoá được hoàn thành. Các tùy chọn phổ biến bao gồm ổ cứng, đĩa CD/DVD, thiết bị lưu trữ điện tử (USB), hoặc hệ thống lưu trữ đám mây (cloud storage). Việc chọn vật mang tin phù hợp sẽ đảm bảo an toàn và tiện lợi cho việc lưu trữ và truy cập tài liệu số hoá sau này.

Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu (metadata) là thông tin mô tả về tài liệu số hoá như tiêu đề, tác giả, ngày tạo, và từ khóa liên quan. Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu giúp việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Các công cụ và phần mềm quản lý tài liệu số hoá cho phép người dùng thiết lập và quản lý thông tin siêu dữ liệu một cách tổ chức và hiệu quả.

Các yêu cầu cần đạt được sau khi hoàn thành quy trình số hóa tài liệu

Sau khi quá trình số hoá dữ liệu hoàn tất cần đảm bảo đạt được 5 yêu cầu sau đây:

Một số yêu cầu cần đảm bảo sau khi hoàn thành quy trình số hóa tài liệu thư viện

• Ảnh màu: Tất cả các ảnh được scan vào hệ thống đều phải ở dạng ảnh màu, tuyệt đối không điều chỉnh thành ảnh trắng đen. 

• Độ phân giải: Tối thiểu phải đạt mức 200 dpi

• Định dạng file: Các tài liệu cần định dạng PDF/A. Bên cạnh đó, phải đảm bảo các dữ liệu sau khi lưu trữ bật tính năng thêm bớt hoặc chỉnh sửa nội dung trên tài liệu.

• Phải được hỗ trợ tính năng PDF Searchable: Người dùng cần tích hợp tính năng này thì mới có thể trích xuất và tìm kiếm tài liệu. Nếu không cài đặt PDF Searchable bạn sẽ không thể đọc được các tệp tin ở dạng này. 
• Nhận dạng OCR Tiếng Việt: Đây là yêu cầu căn bản nhưng rất ít đối tác cung cấp cho khách hàng tính năng này. Tuy nhiên chúng thật sự cần thiết cho quá trình sử dụng, do đó các doanh nghiệp cần tìm hiểu đối tác có tích hợp nhận dạng OCR trước khi quyết định hợp tác. 

Số hóa quy trình – Nâng cao 200% hiệu suất

Quy trình số hoá tài liệu là hoạt động được diễn ra nhằm chuyển đổi các dữ liệu dạng giấy, hình ảnh, bảng vẽ sang hình thức số hoá và lưu trữ trên máy tính. Quá trình này giúp các doanh nghiệp loại bỏ nguy cơ tài liệu bị mất hoặc hư hỏng trong lúc bảo quản. Đồng thời cắt giảm chi phí in ấn, thuê kho và không cần tốn tiền lương thuê nhân viên quản lý tài liệu. Mặc khác, quá trình chuyển đổi số sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu, đồng thời file thông tin tìm ra cũng đảm bảo chính xác hơn cách làm truyền thống. 

Tuy nhiên, để đảm bảo quy trình số hoá tài liệu được diễn ra chính xác nhất thì các doanh nghiệp cần tìm đến sự hỗ trợ của các đơn vị có chuyên môn. Trong đó MP BPO chính là lựa chọn ưu tiên hàng đầu. Doanh nghiệp này đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp công nghệ đến với khách hàng. Đảm bảo sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm đẳng cấp, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Để được tư vấn chi tiết về giá cả cũng như quy trình làm việc hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí.