OCR là gì? Vì sao công nghệ OCR lại thực sự cần thiết

Hiểu như thế nào cho đúng về OCR là gì luôn là điều nhận được sự quan tâm của nhiều người dùng hiện nay. Bởi lẽ trong công việc hàng ngày việc scan những tài liệu được giải quyết nhanh chóng, chính xác bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR. Được hiểu là một quy trình kinh doanh có tính hiệu quả cùng khả năng tiết kiệm tối ưu thời gian sử dụng, chi phí khác bằng cách tận dụng khả năng lưu trữ và trích xuất dữ liệu tự động.

Sự phát triển của khoa học và công nghệ đã giúp mọi người hiểu được OCR là gì cũng như nắm rõ được tầm quan trọng của công nghệ nhận dạng ký tự OCR trong việc số hóa. Điều này đã và đang giúp doanh nghiệp và cá nhân đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số đồng thời tiết kiệm chi phí hoạt động, tối ưu về nguồn nhân lực và phát triển theo hướng bền vững trong dòng chảy của công nghệ hiện nay. Vậy khái niệm chính xác về công nghệ này như thế nào, lợi ích cũng như ứng dụng OCR trong số hóa tài liệu ra sao sẽ được nhanh chóng làm rõ ngay đây. 

Giới thiệu về OCR (Nhận dạng ký tự quang học)

Công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR đang được ứng dụng phổ biến tại nhiều lĩnh vực khác nhau đặc biệt là trong lĩnh vực số hóa và chuyển giao dữ liệu. Cùng tìm hiểu đinh nghĩa và cách thức hoạt động của OCR sau đây.

OCR là viết tắt của từ gì? Công nghệ nhận dạng ký tự từ hình ảnh chuyên nghiệp

Định nghĩa OCR là gì?

OCR được hiểu là một thuật ngữ viết tắt của cụm từ Optical Character Recognition (được dịch đầy đủ là nhận dạng ký tự quang học). Có thể khẳng định đây là một công nghệ chuyên dùng để đọc dữ liệu text như đánh máy, viết tay hoặc in ấn ở file dữ liệu ảnh có thể đọc được bằng máy. Hiện nay, OCR được đánh giá là một công cụ scan kỹ thuật số chuyên dùng với mục đích truyền tải, nhập liệu các dữ liệu khác nhau cùng khả năng kỹ thuật số ở nhiều dạng tài liệu khác nhau thường gặp như: hóa đơn, hộ chiếu, danh thiếp, tài liệu,…

Công nghệ nhận dạng ký tự tự động OCR phát triển và phổ biến những năm 1990 khi việc cố gắng số hóa các tờ báo lịch sử và ngày càng được cải tiến nhanh chóng đem lại độ chính xác hoàn hảo nhất. Lựa chọn OCR, những văn bản số hóa, việc tìm kiếm, chỉnh sửa,… cũng trở nên dễ dàng và được thực hiện điện tử nên tiết kiệm tối ưu không gian lưu trữ tài liệu khi hiển thị trực tiếp. 

>>> Xem thêm: ICR là gì? Phân biệt OCR và ICR

Cách thức hoạt động của OCR

OCR (Optical Character Recognition) được hiểu chính là sự phân tích vùng sáng – tối của hình ảnh. Hiểu đơn giản công nghệ này sẽ tự động xác định vùng sáng là nền còn vùng tối chính là ký tự viết và thông qua đó sẽ chuyển đổi văn bản trong hình ảnh thành văn bản kỹ thuật số cùng các bước sau đây. 

Bước 1 – Tiến hành thu nhận hình ảnh: Công nghệ OCR sẽ trang bị máy quét hình ảnh thu nhận hình ảnh để đọc và chuyển đổi thành dữ liệu nhị phân và phân tích hình ảnh vừa quét và phân loại vùng sáng là nền, vùng tối và văn bản. 

Bước 2 – Tiền xử lý: OCR sẽ tiến hành lọc nhiễu đồng thời giúp hệ thống phân tích hình ảnh chính xác hơn với công đoạn căn chỉnh, khử nhiễu, làm sạch đường viền, nhận dạng chữ viết,… 

Bước 3 – Nhận dạng văn bản với 2 cách cụ thể là: 

• So khớp mẫu: Tách biệt ký tự trong hình ảnh và so sánh với dạng chữ tương tự đã được lưu trữ. 
• Trích xuất đặc điểm: Phân tách thành từng ký tự theo đặc điểm và kết quả thu được sẽ so sánh với dạng chữ đã được lưu trữ. 

Bước 4 – Hậu xử lý: Sau khi phân tích, OCR và xử lý hình ảnh sẽ chuyển đổi dữ liệu văn bản được trích xuất thành tệp lưu trên máy tính. 

Vì sao công nghệ OCR lại quan trọng?

Nắm vững được định nghĩa OCR là gì và cách thức hoạt động của OCR chắc quý vị cũng phần nào hiểu được tầm quan trọng của công nghệ này trong việc số hoá tài liệu hiện nay. Công nghệ OCR được đánh giá là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi nó giúp mọi người dễ dàng và đơn giản hơn khi chuyển đổi các tài liệu in ấn thành những dạng tệp kỹ thuật số và có thể xử lý đơn giản bằng hệ thống máy tính. OCR hiện nay thường được sử dụng phổ biến để nhập và truyền tải dữ liệu thông tin và qua công nghệ này mà những văn bản số hóa, tìm kiếm, chỉnh sửa,… đều được thực hiện trực tuyến và nhanh chóng nhất. 

Công nghệ OCR quan trọng bởi chúng mang lại nhiều lợi ích đến cho cá nhân cũng như các doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm tối đa về thời gian và chi phí. Hơn nữa, việc chỉnh sửa cũng trở nên dễ dàng nhằm hỗ trợ tối ưu người khiếm thị, người mù và tận dụng trí tuệ nhân tạo để cải thiện độ chính xác và hiệu quả cao nhất.

Số hóa quy trình – Nâng cao 200% hiệu suất

Các thành phần chính của OCR

Vậy các thành phần chính của OCR là gì mà lại được đánh giá cao và sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như hiện nay sẽ được nhanh chóng phân tích ngay dưới đây sẽ đem lại cho mọi người một cách nhìn tổng quan nhất.

Tìm hiểu về các thành phần chính của OCR

Xử lý hình ảnh

Xử lý hình ảnh trong OCR chính là bước quan trọng nhằm cải thiện chất lượng hình ảnh và chuẩn bị những tiền đề tốt nhất cho quá trình nhận dạng văn bản. Theo đó, xử lý hình ảnh trong OCR sẽ bao gồm các kỹ thuật cơ bản như: Thu thập hình ảnh, Tiền xử lý sẽ giúp cho văn ảnh trên hình ảnh được rõ ràng, chính xác và dễ dàng nhận biết.

Phân đoạn hình ảnh

Phân đoạn hình ảnh trong tối ưu hóa quy trình làm việc với OCR là thành phần quan trọng sử dụng các phương pháp cơ bản để chia hình ảnh thành các đơn vị nhỏ hơn như dòng, từ, ký tự. Mỗi ký tự sẽ được xác định bằng một vùng hình chữ nhật có chứa các điểm ảnh tương ứng trong đó.

Nhận dạng ký tự tự động

Nhận dạng ký tự trong OCR là thành phần nhằm xác định các ký tự được phân đoạn từ hình ảnh và chuyển đổi chúng thành dữ liệu có để đọc được bởi hệ thống. Và nhận dạng ký tự trong OCR bao gồm các kỹ thuật cơ bản như: Nhận dạng mẫu, Nhận dạng đặc trưng, Nhận dạng nét với các chức năng khác nhau.

Xử lý và gắn kết kết quả

Xử lý và gắn kết kết quả trong OCR chính là thành phần cuối cùng để có thể tạo ra những văn bản có thể đọc được bởi hệ thống máy từ hình ảnh. Việc xử lý và gắn kết quả trong OCR sẽ bao gồm các kỹ thuật đó là: Kiểm tra lỗi và chỉnh sửa, Xuất ra nhằm đem lại những kết quả chính xác nhất cho người dùng. 

Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ (2023)

Lợi ích và ưu điểm của OCR là gì?

Những lợi ích và ưu điểm của OCR như thế nào mà được đánh giá là một trong những giải pháp OCR cho doanh nghiệp tối ưu nhất hiện nay. Cùng tham khảo những thông tin ngay dưới đây để có những nhận định chính xác nhất.

Tiết kiệm thời gian và công sức

OCR sở hữu ưu điểm tự động hóa trong quá trình nhập cũng như truy xuất dữ liệu do đó việc tiết kiệm về thời gian và và công sức làm việc là điều vô cùng tất yếu. Khi mà những chuyển đổi các tài liệu in thành những tệp kỹ thuật số có thể xử lý nhanh chóng bằng máy tính và giảm được nhu cầu thu thập dữ liệu dạng thủ công trước đây. Khả năng quét hình ảnh nhanh chóng và nhanh hơn 50-60 lần so với phương pháp thủ công sẽ cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động làm việc. 

Giữ nguyên định dạng và cấu trúc của tài liệu

OCR còn cho phép giữ nguyên định dạng và cấu trúc của dữ liệu khi thao tác quét và nhận dạng thông tin từ hình ảnh sẽ chuyển đổi các tệp không thể chỉnh sửa thành các tài liệu có thể chỉnh sửa nhanh chóng. Điều này cũng giúp người dùng không cần nhập lại văn bản trong các tệp này để thực hiện thay đổi mà vẫn đảm bảo độ chính xác tương đối.

Tăng khả năng tìm kiếm và quản lý tài liệu

OCR còn sở hữu khả năng tạo ra những nội dung dữ liệu khác nhau qua việc quét dữ liệu chính xác. Điều này sẽ cho phép người dùng thuận lợi hơn trong quá trình tìm kiếm và các định tài liệu dựa trên những từ khóa cơ bản. Khi đó, quá trình điều chỉnh, xử lý những lỗi văn bản trực tiếp cũng trở nên dễ dàng hơn.

Số hoá dữ liệu: Cách thức tạo ra giá trị cạnh tranh

Ứng dụng của công nghệ OCR

Những ứng dụng của công nghệ OCR là gì sẽ được phân tích khá đầy đủ và chi tiết ngay dưới đây giúp cho các cá nhân, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về công nghệ này trước khi áp dụng vào trong thực tế công việc.

Ứng dụng của công nghệ OCR rất rộng rãi và đa dạng

Chuyển đổi tài liệu giấy sang điện tử

OCR sẽ giúp chuyển đổi nhanh chóng, chính xác các tài liệu ở dạng văn bản giấy sang định dạng điện tử kỹ thuật số. Điều này sẽ giúp quá trình xử lý, phân tích dữ liệu bởi các phần mềm kinh doanh khác được trở nên chính xác hơn. Công nghệ này giúp người dùng không mất thời gian nhập lại văn bản để thực hiện các thay đổi cần thiết từ đó tiết kiệm về thời gian, chi phí và tối ưu hóa các hoạt động đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc.

Quét và nhận dạng thông tin từ thẻ nhận diện

Quét và nhận dạng thông tin từ thẻ nhận diện trong ứng dụng của công nghệ tự động hóa quá trình nhập liệu OCR là sử dụng phần cứng và phần mềm để quét và chuyển đổi thông tin từ chính các thẻ nhận diện bằng kỹ thuật OCR. Phần mềm OCR cũng sẽ hỗ trợ tối ưu khi sử dụng các kỹ thuật xử lý hình ảnh để cải thiện tốt nhất về chất lượng hình ảnh, tăng độ tương phản, phóng to,… tùy theo yêu cầu từ phía người dùng.

Tự động hóa quá trình nhập liệu

Tự động hóa quá trình nhập liệu trong ứng dụng OCR là sử dụng phần mềm để tự động hóa quá trình nhập dữ liệu cũng như truy xuất dữ liệu từ chính các tài liệu có chứa văn bản bằng kỹ thuật OCR. Quá trình tự động hóa có ứng dụng khá lớn trong nhiều lĩnh vực từ ngân hàng, y tế, giáo dục,… nâng cao hiệu suất làm việc của người dùng thay vì những phương thức nhập liệu thủ công như trước đây.

Tìm kiếm và phân loại tài liệu dễ dàng

Trong thực tế ứng dụng của công nghệ nhận dạng ký tự thông minh OCR đem lại khả năng tạo ra những nội dung văn bản riêng giúp người dùng có thể dễ dàng hơn khi tìm kiếm và xác định vị trí của tài liệu dựa trên chính từ khóa. Khi đó, OCR cũng đảm bảo việc chỉnh sửa, xử lý văn bản được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Giải pháp OCR: “Tự động hoá” dữ liệu nâng cao

Như vậy, OCR là gì đã được chia sẻ đầy đủ và chính xác nhất trong nội dung bài viết bên trên. Điểm tích cực nhất của OCR chính là đã và đang giúp doanh nghiệp có thể tiến xa, tiến nhanh phát triển và hội nhập quốc tế ở hiện tại và tương lai. Tuy nhiên với nhu cầu thị trường ngày càng lớn như hiện nay để lựa chọn được một đơn vị cung cấp công nghệ OCR như thế nào là đảm bảo về chất lượng và uy tín không phải là một điều đơn giản.

Tự hào là một trong những đơn vị đi đầu trong việc cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu ứng dụng công nghệ OCR trên thị trường hiện nay. Không chỉ giúp người dùng hiểu đúng, hiểu đủ về OCR là gì, MPBPO hiện là doanh nghiệp BPO đầu tiên theo mô hình liên doanh Việt – Nhật cung cấp các dịch vụ về nghiệp vụ số hóa tài liệu, nhập liệu & xử lý dữ liệu, gia công tài chính – kế toán, viết nội dung, biên-phiên dịch, xử lý ảnh, gán nhãn tài liệu, giới thiệu nhân sự,… Với mục tiêu phát triển là kết hợp ưu thế của hai nền văn hóa Việt – Nhật, tận dụng thế mạnh của doanh nghiệp hai nước để nhằm cung cấp các dịch vụ BPO đạt chất lượng quốc tế cho các khách hàng tại Việt Nam và trên thế giới.

Liên hệ ngay MPBPO qua Hotline hoặc Website để được đội ngũ tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng về các dịch vụ số hóa tài liệu theo công nghệ OCR đang phổ biến nhất hiện nay.