グローバル化は統合に不可欠なプロセスであるため、パフォーマンスの向上を促進し、コミュニケーション方法を拡大することは、ベトナムをはじめ、世界全体でビジネスを前進させるための重要な課題です。これは、効率性と最大の時間節約に向けて従来の働き方に改革をもたらすため、オンライン会議システムへの投資がますます優先される理由でもあります。

オンライン会議システムとは何ですか？

オンライン会議システムとは、企業・企業のキャリアにおけるオンライン会議の開催コストの最小化と時間の短縮を目的として、インターネット環境を介して専用のハードウェア機器やソフトウェアを介して会議を行う形態です。つまり、オンライン会議とは、ネットワーク接続を介して 2 つ以上の接続ポイント間で音声と画像を伝送し、接続されたポイントの会議室の画像と音声信号を統合し、同じ会議室に座っているような感覚を生み出すことです。時間と会社の運営予算の節約に役立ちます。

オンライン会議システムには何種類のソリューションがあるのでしょうか？

1. ハードウェアベースのオンライン会議ソリューション: オンライン会議室専用の機能が組み込まれたビデオ会議機器を使用し、現在、AVer、Polycom、Cisco、Tandberg、Sony などの有名で評判の高いブランドが多数あります。
2. ソフトウェア オンライン会議ソリューション: Skype、Google Hangout など、またはオプションのハードウェア プラットフォームにインストールしてビデオ会議システムをセットアップできるクラウドを含むソフトウェア システム。このソリューションを使用すると、ユーザーは PC、ラップトップ、スマートフォンなどの端末デバイスに柔軟に導入できます。
3. Web/クラウド経由のオンライン会議ソリューション: ユーザーは、クラウドサービスプロバイダーのシステムサービスを利用するために登録するだけで、プロフェッショナルなビデオ会議システムの機能を完全に満たします。ユーザーは PC、ラップトップ、スマートフォンなどを用意するだけで、どこからでもパートナーや顧客とのオンライン会議に参加できます。
4. 2 地点オンライン会議ソリューション (ポイントツーポイント): 2 つの異なる場所にあるオフィスや支店と会議を開催する必要がある組織や企業向けに導入されます。あらゆる規模の会議室を、約 2 室の限られた数で行い、参加者数に制限はありません。
5. 4 地点オンライン会議ソリューション: 異なる場所に 3 ～ 4 つの支店やオフィスがある企業や大企業の同時多地点接続ニーズを満たすソリューションです。
6. 6 地点オンライン会議ソリューション: 企業や組織が 6 つの支店やオフィスをオンラインで同時に接続できるソリューションです。
7. 10 地点オンライン会議ソリューション: 企業や組織が 10 つの支店やオフィスを同時に接続できるようにするソリューションです。ただし、10 点以上の接続ニーズを満たすには、ビデオ会議機器への投資には、中央制御装置となる MCU と呼ばれる専用デバイスを使用した高度な構成も必要になります。

オンライン会議室のセットアップ方法

• 各オンライン会議室には、コーデック、会議カメラ、全方向性マイクを備えた主要な機器セットが含まれます。ミーティングポイント間で画像を表示するには、テレビやプロジェクターなどの追加の表示画面を準備する必要があります。
• オンライン会議室をセットアップまたはセットアップするには、常に最初に知る必要があるのは、デバイスをどのような目的で使用する必要があるかということです。含まれるもの: オフィスの支店間でのミーティングボックスは何台ありますか?各支店には通常何名が出席しますか?パートナーまたは顧客と会う必要がありますか (そうする場合、統合可能なソリューションを選択できるように、パートナーまたは顧客が使用しているオンライン会議ソリューションを明確にする必要があります)。
• また、使用するネットワーク接続など、既存のITインフラも事前に確認する必要があります。特に、データ共有機能 (コンテンツの共有)、共有できる表示画面の数、会議コンテンツを保存する必要があるか、カメラは発言者を追跡する必要があるかなど、設備投資にどのような追加要件が必要であるか?
• オンライン会議機器のセットアップは、ビジネスの使用ニーズと投資予算に大きく依存すると言えます。それぞれのニーズに応じて、AVer、Polycom、Cisco などの多くのブランドから適切な機器が異なるからです。

企業にとってのオンライン会議システムのメリットとデメリット

メリット:

• オンライン会議は、企業が時間、交通費、会社運営予算を節約するのに役立ちます。
• オンライン会議システムにより、プレゼンテーション、データ、ビデオを拠点間で同時に共有できます。
• 仕事の生産性を最大化し、出張費を最小限に抑え、時間を節約します。
• オンライン会議システムは、企業が情報を迅速かつ正確に受信して処理するのに役立ちます。通信内容、音質、鮮明な画像を確保します。
• オンライン会議システムは、企業が会議を迅速かつ時間どおりに設定できるように支援します。
• 優れたセキュリティ機能、安定性、すべての会議コンテンツの完全な保存を備えています。
• オンライン会議システムは、企業が予算を節約し、安定性を確保し、企業ブランドを発展させるのに役立ちます。顧客とパートナーの関係を構築し、強化します。
• 企業がパートナーや顧客に正確かつ迅速に対応できるようにします。

デメリット:

• オンライン会議システムへの投資コストは非常に高額です。
• これらは多くの優れた機能を備えた最新の機器であるため、機器に問題が発生した場合には、高度な資格を持つ技術者が必要になります。

設備トラブル時には高度な資格を持った技術者が必要

オンライン会議システムの活用分野

• 営業分野：各企業の事業戦略への対応、遠隔地の従業員の研修、業務の指導・指揮など。
• 政治分野: 各国の政府代表、政府機関、国民が互いにより便利かつ効果的にコミュニケーションできるように支援します。
• 不動産分野
• 教育分野: 社内トレーニングの企画、オンライン遠隔トレーニングの効果の向上
• 医療分野：経験の交換、外国人医師とのセミナー、標準化の支援、手術の指揮、遠隔医療活動の実施などを支援する活動
• 芸術および映画分野: 短期俳優養成コースまたは国際監督養成コース
• オンライン会議機器は、リアルタイムの直接コミュニケーションや、画像や音声などを介して情報を交換する必要性が求められる他の分野でも広く使用されています。

オンライン会議機器の価格

オンライン会議機器ソリューションのメリットを理解していれば、ほとんどのユーザーは多額の投資が必要になると考えますが、それは完全に真実ではありません。現在、オンライン会議機器には、導入する必要がある構成、機能、ビジネス リクエストの数に応じて、数千万人から数億人のユーザーのニーズと予算を満たすために、常にさまざまな機器が揃っています。

具体的な価格を知るには、実装ニーズに応じた正確な見積もりによるアドバイスとサポートについてコンサルティング ユニットに問い合わせる必要があります。 7 年以上の経験を持つユニットとして、BPO.MP は常に予算の観点から最適なソリューションをアドバイスし、お客様が期待する投資効率を常に満たします。

さらに、投資を選択する前に実際の製品テストを学び、体験することをお勧めします。これにより、リスクを最小限に抑え、導入時に最高の効率をもたらす実際のオンライン会議機器を見つけることができます。