Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là một ứng dụng công nghệ đa năng, hiện đại và tiện ích trong việc quản lý thông tin và tài liệu điện tử của một tổ chức và doanh nghiệp. Hoạt động này có thể giúp công ty tối đa hóa năng suất lao động, tiết kiệm chi phí quản lý, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc xây dựng cũng như quy trình triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử hãy cùng MPBPO tham khảo thông qua bài viết sau.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?
Về cơ bản, Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có tên tiếng anh là “Electronic Document Management System – EDMS”. Đây là phần mềm công nghệ được thiết kế để quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử trong một tổ chức một cách an toàn và dễ dàng nhất. Không những thế EDMS còn giúp doanh nghiệp tổ chức lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ tài liệu một cách hiệu trong nội bộ công ty.
Nhờ có hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử mà các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý hồ sơ. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, đơn giản quy trình hoạt động và tiệm kiệm khá nhiều chi phí quản lý.
Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là giải pháp giúp quản lý tài liệu một cách tối ưu
Tài liệu điện tử là gì?
Tài liệu điện tử là bất kỳ loại thông tin hoặc dữ liệu nào được tạo, lưu trữ và truyền bằng các phương tiện điện tử, kỹ thuật số, từ tính, quang học, đường dẫn không dây…
Hiện nay, có 2 dạng tài liệu điện tử phổ biến đó là:
- Tài liệu số: Là các vật mang tin được tạo nên bằng biện pháp số hoá tài liệu trong quá trình hoạt động của công ty hoặc tổ chức.
- Tài liệu trực tuyến: Hiện nay chưa có định nghĩa cụ thể về tài liệu trực tuyến. Tuy nhiên, có thể hiểu dạng tài liệu này chính là các dữ liệu được lưu trữ trên server. Người dùng cần kết nối internet mới có thể xem và tải cả tệp tài liệu trực tuyến.
>>> Xem thêm: Số hoá tài liệu là gì?
Chức năng của hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có nhiều chức năng hữu ích để quản lý và tối ưu hóa quá trình làm việc. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất kinh doanh một cách tối đa. Sau đây là các chức năng chính của phương pháp quản lý tài liệu điện tử:
- Lưu trữ và quản lý tài liệu: EDMS cung cấp một hệ thống lưu trữ trung tâm cho các tài liệu điện tử. Từ đó giúp tổ chức lưu trữ các tài liệu một cách có tổ chức và dễ dàng truy cập. Hệ thống này cho phép người dùng lưu trữ các tài liệu vào các thư mục và khung tên thích hợp. Nhờ vậy có thể dàng quản lý và xác định tài liệu khi cần sử dụng
- Tìm kiếm và truy xuất: Lưu trữ tài liệu điện tử giúp cung cấp tính năng tìm kiếm mạnh mẽ. Cho phép người dùng nhanh chóng tìm kiếm và truy xuất tài liệu dựa trên từ khóa, thẻ, ngày tạo, người tạo và các tiêu chí khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng suất làm việc.
- Theo dõi phiên bản đã cập nhật: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử giúp theo dõi lịch sử phiên bản của các tài liệu. Cho phép người dùng xem và phục hồi các phiên bản trước đó của tài liệu. Điều này giúp ngăn chặn việc mất thông tin và hỗ trợ quá trình theo dõi sự thay đổi và cải tiến hồ sơ.
- Quản lý quyền truy cập: Hệ thống cho phép kiểm soát truy cập đối với từng tài liệu, giúp đảm bảo tính bảo mật và quản lý thông tin quan trọng. Người dùng có thể được phân quyền theo vai trò và quyền hạn, chỉ cho phép truy cập vào các tài liệu phù hợp với vai trò của họ.
- Tích hợp và chia sẻ thông tin: EDMS thường tích hợp với các ứng dụng khác trong tổ chức, giúp dễ dàng chia sẻ tài liệu và thông tin giữa các bộ phận và cá nhân liên quan. Điều này tăng cường khả năng làm việc đồng thời và cộng tác trong tổ chức.
- Bảo mật : EDMS cung cấp các biện pháp bảo mật để đảm bảo rằng thông tin quan trọng được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép. Nó cũng cho phép tổ chức sao lưu dữ liệu, giúp đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng.
Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Thực trạng và giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cần làm gì?
Khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử có một số nguyên tắc quan trọng cần được tuân thủ để đảm bảo hiệu quả và tính bền vững của hệ thống. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng trong việc xây dựng EDMS:
- Đảm bảo được việc quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan và tổ chức theo đúng quy định đã đề ra.
- Chấp hành nghiêm các biện pháp bảo mật thông tin theo đúng quy định của pháp luật.
- Có thể phân quyền truy cập có các cá nhân trong nội bộ để nhân viên có thể sử dụng kho tài liệu cất trữ.
- Đảm bảo tài liệu sao lưu chính xác và đáng tin cậy.
- Đảm bảo cập nhật đầy đủ quy trình làm việc, kỹ thuật quản lý, đồ sơ lưu trữ điện tử và dữ liệu điện tử.
- Các dữ liệu có thể tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau.
- Có khả năng hệ thống tài liệu lưu trữ và cập nhật số lần truy cập vào kho dữ liệu.
- Dễ dàng tìm kiếm, và sử dụng thông tin.
- Đảm bảo các thông tin sao lưu đầy đủ, chính xác và nguyên vẹn.
- Lưu trữ tài liệu trong thời gian dài quy định.
- Tuân thủ quy định lưu trữ tài liệu điện tử theo cấu trúc của chính phủ.
- Cho phép áp dụng chữ ký số.
- Thường xuyên kiểm tra và nâng cấp chức năng của hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày càng tân tiến.
Quy trình khai thác quản lý thông tin
Quy trình triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử chuẩn
Hiện nay, quy trình triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã được quy định cụ thể theo thông tư của nhà nước. Theo đó, quy trình triển khai sẽ được thực hiện thông qua 9 bước như sau:
Tài liệu giấy và tài liệu điện tử có những lợi ích và hạn chế gì? Quy trình xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử như thế nào?
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn của hồ sơ cần được lưu trữ
- Cần lập và chọn lọc các tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp sau đó tiến hành bảo quản theo quy định.
- Xác định các yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo tài liệu lưu trữ chính xác, toàn vẹn, nhất quán và có thể truy xuất ngay khi tạo lập xong.
- Hồ sơ lưu trữ cần được kiểm tra để đảm bảo đầu vào. Bên cạnh đó không được tự ý huỷ các tài liệu có giá trị sau khi thực hiện xong biện pháp số hoá.
- Kiểm tra các tài liệu vừa được số hoá. Bảo đảm các tệp tin này được chính xác, toàn vẹn, có thể truy xuất và sử dụng.
Bước 2: Thu thập các tài liệu dùng để lưu trữ điện tử
Khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần tiến thành thu thập dữ liệu bao gồm các nội dung sau:
- Nếu nội dung trùng nhau cần thu thập cả 2 dạng tài liệu là tài liệu điện tử và tài liệu giấy.
- Các dữ liệu hồ sơ cần được thu thập từ nhiều nguồn như: báo cáo, email, bảng tin nội bộ, hợp đồng, tài liệu kinh doanh….
Bước 3: Phân loại hồ sơ cần cất trữ
Để dễ dàng cho quá trình lưu trữ hồ sơ, người thực hiện nên phân loại tài liệu sau khi đã thu thập các dữ liệu cần thiết. Các dữ liệu này cần được phân nhóm dựa theo sự liên quan của nội dung. Việc này giúp quá trình truy xuất sau khi số hoá dữ liệu được diễn ra dễ dàng hơn.
Bước 4: Lưu trữ tài liệu
Người dùng có thể lưu trữ tài liệu trên nhiều nền tảng khác nhau như: Nền tảng đám mây, server vật lý…Hoặc có thể sử dụng các phần mềm lưu trữ do các công ty công nghệ cung cấp trên thị trường.
Bước 5: Bảo mật tài liệu
Để đảm bảo tín bảo mật thông tin, sau khi chuyển đổi dữ liệu doanh nghiệp nên tạo mật khẩu, bảo mật 2 lớp hoặc phân quyền truy cập.
Bước 6: Quản lý phiên bản
Tài liệu luôn được cập nhật thông tin để bám sát các thay đổi trong quá trình làm việc. Do đó, hệ thống cần đảm bảo phiên bản đang sử dụng là phiên bản mới nhất chứa các thông tin cập nhanh nhất.
Bước 7: Truy xuất tài liệu số
Khi có nhu cầu tìm kiếm thông tin, hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần cung cấp chức năng truy xuất dựa theo tên, nội dung, ngày truy cập…
Bước 8: Sao lưu và khôi phục
Việc sao lưu và khôi phục là hoạt động vô cùng quan trọng, giúp ngăn ngừa nguy cơ mất tài liệu quý trong quá trình sử dụng.
Bước 9: Huỷ tài liệu khi hết giá trị sử dụng
Khi không còn giá trị sử dụng, tiến hành hủy dữ liệu trên toàn bộ hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Việc này tránh cho kho dữ liệu bị đầy và chứa nhiều tệp tin rác.
Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ đạt chuẩn ISO
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) là một giải pháp hiện đại và hiệu quả trong việc tổ chức, quản lý và truy xuất thông tin trong môi trường số hóa ngày nay. Với tính năng lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ, và phân quyền tài liệu, EDMS giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất công việc và giảm thiểu lỗi phát sinh.
MP BPO vừa cung cấp thông tin tổng quan và đầy đủ về hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Có thể thấy, trong thời đại kinh tế số, đây là biện pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Do đó, nếu quý khách hàng có nhu cầu thiết lập hệ thống quản lý dữ liệu điện tử hãy liên hệ ngay cho chúng tôi theo hotline: 0931 939 453 để được tư vấn kỹ hơn nhé.
