Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ đạt chuẩn ISO

Dễ dàng có thể nhận thấy giải pháp Số hóa tài liệu được đánh giá là khởi đầu cho quá trình chuyển đổi số nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hoạt động lưu trữ tài liệu theo kịp thời đại 4.0. Đây là giải pháp đã và đang nhận được khá nhiều sự quan tâm trong thời gian gần đây và trở thành một trong những vấn đề cấp bách hàng đầu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần thiết. Bởi lẽ điều này mới có thể tạo ra được sự khác biệt về tốc độ phát triển cũng như tư duy vượt trội giúp đơn vị xây dựng được uy tín và thương hiệu trên thị trường hiện nay.

Giải pháp Số hóa tài liệu được hiểu đơn giản là số hóa công việc nhập dữ liệu trên hệ thống phần mềm từ đó giúp người sử dụng tài liệu dễ dàng đánh giá, quản lý tài liệu được nhanh chóng và tối ưu hơn. Đặc biệt khi bước vào thời đại công nghệ số như hiện nay việc số hóa những tài liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng mà các doanh nghiệp cần có những lựa chọn phù hợp. Cùng tìm hiểu những thông tin về số hóa tài liệu cùng ưu, nhược điểm, lợi ích… ngay dưới bài viết sau đây để có thêm những nhận định khách quan và lựa chọn được đơn vị cung cấp giải pháp đúng đắn nhất.

Giới thiệu về giải pháp Số hóa tài liệu

Nếu như trước đây, việc lưu trữ những văn bản, hợp đồng, hình ảnh,… thường mất khá nhiều không gian và diện tích lưu kho cũng như bảo quản. Đồng thời việc lưu trữ kiểu truyền thống như trước đây lại dễ gây nên những thất thoát, hư hỏng, tốn kém về diện tích. Do đó, giải pháp về Số hóa tài liệu xuất hiện trở thành một quá trình chuyển đổi từ tài liệu phổ thông sang các dạng tài liệu được định dạng điện tử, kỹ thuật số đem lại nhiều tiện ích để quản lý và sử dụng trên máy tính. 

Số hóa tài liệu ngày càng trở nên cần thiết và quan trọng

Hiểu một cách chi tiết hơn, giải pháp số hóa trong những tài liệu sẽ giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể nhanh chóng chuyển đổi các tài liệu ở dạng cứng sang tài liệu dạng mềm dễ dàng hơn cho việc lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm chỉ với những thao tác trên hệ thống máy tính. Tính tiện ích đối với các doanh nghiệp là điều có thể dễ dàng khẳng định. 

Số hoá dữ liệu: Cách thức tạo giá trị cạnh tranh trên thị trường

Quy trình triển khai giải pháp Số hóa tài liệu của MP BPO

Tìm hiểu về quy trình triển khai giải pháp Số hóa tài liệu đến từ đơn vị MP BPO có gì đặc biệt mà nhận được nhiều sự tin tưởng và đánh giá cao từ phía các doanh nghiệp đến như vậy sẽ được nhanh chóng làm rõ ngay dưới đây.

Bước 1: Lựa chọn tài liệu lưu trữ cần số hóa

MP BPO sẽ tiếp nhận và lựa chọn những tài liệu lưu trữ cần số hóa được bàn giao từ khách hàng hoặc đến trực tiếp các đơn vị cần số hóa những tài liệu tùy thuộc vào yêu cầu từ phía khách hàng mà có những sự thay đổi khác nhau.

Bước 2: Chuẩn bị, sắp xếp, phân loại tài liệu

Bước tiếp theo khi số hóa các tài liệu sẽ bao gồm các công việc từ chuẩn bị, sắp xếp, phân loại tài liệu sao cho phù hợp với yêu cầu từ phía khách hàng. Cụ thể bước này đó là: 

• Kiểm tra các tài liệu cần số hóa, lấy ra những bìa cứng, ghim kẹp và tiến hành làm phẳng các trang tài liệu nếu không đạt yêu cầu. 
• Phân loại tài liệu với những tài liệu rách, hư hỏng, tài liệu còn nguyên vẹn,… Tùy thuộc vào loại tài liệu mà việc sử dụng những kỹ thuật số hóa các tài liệu cũng được áp dụng khác nhau nên cần cân nhắc. 

Bước 3: Quét và digital hóa tài liệu

Bước Digital hóa tài liệu là sử dụng công nghệ Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim tài liệu đúng như định dạng ban đầu; tạo siêu dữ liệu. 

Trong quy trình số hóa những tài liệu lưu trữ có thể khẳng định đây là một bước quan trọng nhất để có thể chuyển đổi các tài liệu dạng truyền thống sang dạng số hóa. Những tài liệu danh mục số hóa sẽ được thiết lập và gắn vào tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng nhằm tạo ra metadata.

Bước 4: Kiểm tra file đầu ra

Tại bước kiểm tra chất lượng tài liệu số hóa sẽ cần được tiến hành 2 lần, trường hợp nếu chất lượng tài liệu khi số hóa chưa đạt chuẩn yêu cầu sẽ được sửa chữa lại để đáp ứng tốt nhất yêu cầu từ phía khách hàng.

Bước 5: Lưu trữ và quản lý tài liệu số hóa

Sau khi hoàn tất lưu trữ tài liệu điện tử đơn vị số hóa sẽ tiến hành bàn giao mọi tài liệu gốc đến với doanh nghiệp theo đúng yêu cầu và hợp đồng ký kết. Đơn vị số hóa cũng cần thực hiện đầy đủ các công việc có liên quan như xuất và lưu trữ thông tin đến hệ thống lưu trữ cho doanh nghiệp bao gồm máy chủ, thiết bị lưu trữ,… theo đúng nguyên tắc.

Bước 6: Bảo mật và quản lý quyền truy cập

Tại bước bảo mật và quản lý quyền truy cập là một phần quan trọng trong quy trình triển khai giải pháp số hóa các tài liệu lưu trữ hiện nay. Mục đích chính là đảm bảo tính bảo mật cũng như chỉ cho phép người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập vào các tài liệu số hóa đồng thời ngăn chặn những hành vi xâm nhập, lạm dụng hoặc tiết lộ các dữ liệu cá nhân ra bên ngoài.

Lợi ích của giải pháp Số hóa tài liệu của MP BPO

Những lợi ích của giải pháp Số hóa tài liệu đến từ đơn vị MP BPO sẽ được phân tích qua 9 lợi ích nổi bật làm rõ ngay dưới đây giúp mọi người có những nhận định chính xác và khách quan nhất. 

Đảm bảo an toàn cho dữ liệu

Tài liệu sau quá trình số hóa sẽ đều được lưu trữ an toàn tại hệ thống máy chủ trung tâm do đó sẽ đảm bảo tối ưu nhất cho các doanh nghiệp trước tình trạng mất mát hồ sơ như trước đây. Cùng đó với sự sắp xếp khoa học cũng hỗ trợ việc tìm kiếm một cách dễ dàng nhất. 

Tiết kiệm thời gian

Những tài liệu đã được số hóa sẽ giúp các nhân viên của doanh nghiệp dễ dàng truy xuất tài liệu từ mọi điểm điểm và phòng ban khác nhau tại cùng một thời điểm. Do đó, vừa tiết kiệm về thời gian cũng như công sức cũng như giúp nhân viên có thể tập trung hoàn thành tốt nhất công việc của mình. 

Cải thiện về vấn đề an ninh

Việc tối ưu hóa quy trình số hóa tài liệu khiến mỗi khi cần truy cập thông tin sẽ luôn được duy trì một cách an toàn và có cấu trúc riêng. Khi đó, những quyền truy cập khác nhau đối với dữ liệu và tài liệu trong hệ thống quản lý sẽ dễ dàng được kiểm soát từ chính doanh nghiệp đó. Vấn đề bảo mật dữ liệu cũng như an ninh của tài liệu cũng được đảm bảo tối ưu. 

Kiểm soát chất lượng tốt

Thông qua việc số hóa các tài liệu doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát các thay đổi cũng như sửa đổi tài liệu và quá trình này được diễn ra khá dễ dàng, không tốn quá nhiều chi phí và công sức. Chất lượng của tài liệu vì thế cũng được đảm bảo tốt nhất mà không tốn kém quá nhiều khi thay đổi các tài liệu giấy. 

Thuê ngoài giải pháp Số hóa tài liệu của MP BPO mang đến nhiều lợi ích dành cho doanh nghiệp Việt Nam

Hợp tác dễ dàng

Tăng cường sự hợp tác giữa các người dùng nhằm tạo dựng, sửa chữa và quản lý cùng một tài liệu cũng trở nên dễ dàng hơn. Đặc biệt không gây quá nhiều trở ngại khi chuyển đổi qua nhiều loại tài liệu giấy tại nơi làm việc. 

Nhanh chóng trong khâu xử lý 

Với những nghiệp vụ số hóa và quản lý tài liệu số từ nắm bắt, trích xuất thông tin, tích hợp hệ thống,… cũng trở nên dễ dàng hơn thông qua công nghệ OCR. 

Dễ dàng khi tìm kiếm 

Thông qua những tùy chỉnh tìm kiếm khá linh hoạt cùng nhiều tính năng tiện ích khiến cho khâu tìm kiếm được trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn cũng như tiết kiệm tối ưu về thời gian làm việc. 

Phục hồi trạng thái lưu trữ dễ dàng 

Việc phục hồi trạng thái lưu trữ của các tài liệu lưu trữ ở dạng điện tử cũng trở nên vô cùng nhanh chóng và nhận được sự tin tưởng của người dùng. 

Đơn giản khi gửi và phân phối các tài liệu 

Số hóa các tài liệu sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng gửi cũng như phân phối các tài liệu thông qua mạng Internet được nhanh chóng nhất. Hơn nữa, điều này có thể thực hiện cho bất cứ các tài liệu đã được tích hợp cùng trong hệ thống. 

GIẢI PHÁP SỐ HÓA CHẤT LƯỢNG CAO TẠI BPO.MP

Năng lực của MP BPO trong cung cấp giải pháp số hoá tài liệu

Những năng lực hiện tại của MP BPP trong cung cấp các giải pháp Số hóa tài liệu hiện nay như thế nào để có thể nhận được sự đánh giá và tin tưởng lớn như vậy đến từ phía khách hàng, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng được phân tích ngay sau đây giúp mọi người hiểu đúng, hiểu rõ hơn về năng lực của MP BPO. 

Công nghệ phần cứng hiện đại

Công nghệ phần cứng được đầu tư vô cùng hiện đại, tối tân, cập nhật nhanh chóng những ứng dụng hàng đầu hiện nay như: Hệ thống máy scan tiên tiến; Hệ thống máy tính xử lý dữ liệu cấu hình mạnh, tự động sao lưu, đảm bảo không bị mất/ thất thoát dữ liệu,… Tất cả những công nghệ này sẽ đem lại những trải nghiệm tối ưu nhất cho người dùng khi có nhu cầu số hóa các tài liệu cần thiết.

Công nghệ phần mềm cập nhật

Việc số hóa các tài liệu hiện đại đã và đang được MP BPO đưa vào vận hành cùng chất lượng đảm bảo và hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo những yêu cầu từ khách hàng, những dự án, doanh nghiệp khác nhau. 

Tính an toàn thông tin được đảm bảo 

Qua hoạt động quản lý thông tin hiệu quả thì tính an toàn vì thế cũng được cải thiện nhanh chóng tại đơn vị MP BPO hiện nay. Với các tiêu chuẩn về an toàn thông tin, đội ngũ nhân viên tại MP BPO đều được tập huấn kỹ lưỡng về an toàn thông tin và đòi hỏi các nhân viên đều phải ký cam kết về tính bảo mật trong mọi tài liệu của khách hàng. 

Do đó, quý khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật tài liệu đã được số hóa, lưu trữ sẽ có tính bảo mật tuyệt đối nhất. Mọi tài liệu được MP BPO số hóa đều được sử dụng mã hóa bảo mật riêng, tránh những trường hợp truy cập trái phép để truy xuất các thông tin, tài liệu, hồ sơ,… 

Đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn cao 

Đội ngũ nhân viên tại MP BPO đều được đào tạo bài bản, có nhiều năm kinh nghiệm cùng đội ngũ quản lý dự án luôn nhanh nhạy trong việc tiếp thu, đổi mới tư duy, ứng dụng công nghệ mới,… nhằm đem lại một quy trình tiên tiến, linh hoạt nhất để giải quyết mọi tình huống phát sinh. Với sự tận tâm, nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm cao sẽ đảm bảo việc ứng dụng giải pháp Số hóa tài liệu tại MP BPO được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, độ chính xác cao và tiết kiệm thời gian tốt. 

Chi phí thực thi số hoá tài liệu lưu trữ

Đối với chi phí thực thi số hóa các tài liệu lưu trữ hiện nay đòi hỏi một mức phí khá lớn đòi hỏi các doanh nghiệp, công ty, cá nhân,… cần có những sự cân đối giữa các khoản khác nhau. Và để đảm bảo tính lâu dài, ổn định, tính bảo quản cao,… mà vẫn sở hữu được mức phí hợp lý thì việc lựa chọn đơn vị ngoài để số hóa các tài liệu là điều cần thiết và vô cùng quan trọng.

Trong đó, đơn vị MP BPO hiện đang sở hữu mức chi phí thực thi số hóa các tài liệu vô cùng hợp lý, được đánh giá có tính cạnh tranh với nhiều đơn vị khác trên thị trường hiện nay. Giải pháp số hóa các tài liệu của BPO.MP giúp các cơ quan, tổ chức có thể tiết kiệm không gian lưu trữ, bảo quản các tài liệu, hồ sơ một cách khoa học. Tài liệu, hồ sơ sẽ được đánh mã số, nhận dạng và chuyển đổi từ hình thức giấy tờ bản cứng sang bản mềm lưu trữ trên hệ thống. Việc tìm kiếm tài liệu vì thế cũng trở nên đơn giản hơn mà không mất quá nhiều thời gian.

Để nhận báo giá chi tiết thực thi số hoá tài liệu lưu trữ, các doanh nghiệp có thể liên hệ qua số hotline 0931 939 453 hoặc nhắn tin trực tiếp trên website, đội ngũ chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn miễn phí cho doanh nghiệp.

Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ (2023)

Như vậy, khi thời đại công nghệ số ngày càng có những bước tiến mạnh mẽ không ngừng như hiện nay, việc hiểu rõ, hiểu đủ về giải pháp Số hóa tài liệu được nhận định là điều vô cùng cần thiết và quan trọng đối với cá cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua đó việc tận dụng và phát huy những ưu điểm của số hóa các tài liệu cũng hỗ trợ việc quản lý, tìm kiếm, kiểm soát,… các tài liệu được dễ dàng và tiết kiệm tối ưu chi phí phát sinh khác. Doanh nghiệp vì thế cũng có thể khắc phục hiệu quả những hạn chế của các tài liệu dạng truyền thống mà tối ưu hóa những lợi ích của mình.

Do đó, nếu doanh nghiệp muốn có tiền đề phát triển cũng như tạo dựng nền móng vững chắc nhất thì chuyển đổi sang các giải pháp Số hóa tài liệu là một lựa chọn tối ưu nhất. Tuy nhiên vấn đề ở đây là cần hết sức cân nhắc các đơn vị thực hiện số hóa các tài liệu phải đảm bảo uy tín. Trong đó, MP BPO hiện đang được đánh giá là đơn vị có chất lượng cao đem lại nhiều trải nghiệm hoàn hảo nhất cho quý khách hàng. Tự hào là một doanh nghiệp BPO đầu tiên theo mô hình liên doanh Việt – Nhật cung cấp các dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ cùng với phương châm “Khi công nghệ tiến về phía trước, doanh nghiệp sẽ không bị bỏ lại phía sau” giúp hỗ trợ cho doanh nghiệp trong mọi vấn đề cũng như nâng tầm và định vị thương hiệu trên thị trường hiện nay.