Trong thời đại công nghệ, RPA đã trở thành một giải pháp thông minh và linh hoạt cho các doanh nghiệp. Giải pháp RPA đem đến những lợi ích đáng kể trong việc giảm chi phí, nâng cao năng suất làm việc và cải thiện chất lượng dịch vụ. Đây được xem như là một robot có khả năng thực hiện các nhiệm vụ tự động, RPA đã thể hiện sức mạnh của mình trong việc giải quyết các quá trình làm việc lặp đi lặp lại và đơn giản hóa các tác vụ hành chính.
Giải pháp RPA được đánh giá là một phần mềm giúp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ về phần mềm cũng như trình duyệt. Theo đó, phần mềm RPA mang đến tác dụng là tiết kiệm thời gian, rút bỏ được một vị trí không cần sự can thiệp từ con người mà vẫn mang đến hiệu quả cho công ty. Hơn nữa, đây được xem là một phần mềm có tiềm năng lớn trong tương lai. Hãy cùng tìm hiểu xem RPA là gì và tại sao nó trở thành một lựa chọn hàng đầu trong việc tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Giải pháp RPA là gì?
Robotic Process Automation (RPA) là một công nghệ phần mềm dựa trên nguyên lý mô phỏng hành động của con người trong việc thực hiện các tác vụ. Cơ chế RPA hoạt động ở tầng giao diện của phần mềm, trình duyệt,… Các lập trình viên lập trình tạo các quy trình cụ thể cho bot mô phỏng tương tác của con người trên giao diện đồ họa. Giao diện người dùng đồ họa (GUI) giữa các hệ thống khác nhau.
Giải pháp RPA là một dạng công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh
Robot phần mềm có thể thực hiện các tác vụ nhanh chóng với độ chính xác 100% và ổn định hơn con người. Tuy nhiên, trong những trường hợp phức tạp hoặc khi xảy ra lỗi, con người có thể can thiệp.
Ví dụ: Một công ty sử dụng RPA để xử lý hóa đơn. Bot có thể quét hóa đơn ở nhiều định dạng khác nhau, nhập dữ liệu vào hệ thống, đồng thời xác thực thông tin hóa đơn do nhà cung cấp nhập. Bot phần mềm cho phép bạn quét, nhập dữ liệu và xác thực đầu vào trong vài giây.
>>> Có thể bạn quan tâm: RPA – TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH
Tại sao doanh nghiệp cần giải pháp RPA?
Các ví dụ thực tế cho thấy RPA mang lại lợi ích cho các công ty như thế nào về lợi nhuận, tính linh hoạt của mô hình kinh doanh. Những lợi thế của việc sử dụng RPA như sau.
- Giảm chi phí: Bằng cách triển khai RPA, các tổ chức có thể giảm chi phí lao động, chi phí xử lý lỗi, chi phí vận hành và tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Tăng năng suất: Các ứng dụng RPA cho phép hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, khiến chúng trở nên dễ dàng và nhanh hơn, đồng thời cải thiện năng suất lao động.
- Tăng độ chính xác: Các bot tuân thủ quy trình tối đa đảm bảo độ chính xác 100% và giảm thiểu sai sót khi thực hiện tác vụ.
- Hoạt động liên tục, không bị gián đoạn: Không giống như con người, bot phần mềm có thể hoạt động 24/7 mà không cần nghỉ giải lao, ăn nhẹ hay uống cà phê.
- Giúp nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn: Trong các giải pháp tự động hóa quy trình, robot thay thế các công việc thủ công của con người để hợp lý hóa các quy trình và giải phóng nhân viên để họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Giải pháp RPA đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích tích cực
Tự động hóa doanh nghiệp với quy trình 4 bước
Phân biệt RPA, AI và tự động hoá công việc truyền thống
Việc hiểu rõ RPA là gì có thể giúp các bạn phân biệt dễ dàng hơn giữa RPA, AI và tự động hoá truyền thống. Tuy nhiên để tìm hiểu rõ hơn những điểm giống và khác nhau giữa các giải pháp này thì các bạn có thể tìm hiểu qua nội dung bên dưới.
Phân biệt giữa RPA và tự động hóa công việc truyền thống
Giải pháp RPA và tự động hóa công việc truyền thống đều nhằm mục đích biến các tác vụ thủ công thông thường giống nhau thành các chương trình tự động. Sự khác biệt giữa hai khái niệm này là RPA được triển khai trong giao diện người dùng, tức là tương tác với người dùng. Với tác dụng tự động hóa nhiệm vụ truyền thống yêu cầu tích hợp hoặc can thiệp vào cơ sở dữ liệu và các phần cơ sở hạ tầng của chương trình máy tính.
Phân biệt giữa RPA và AI
Sự khác biệt chính giữa RPA và AI đó là AI sử dụng công nghệ để thể hiện trí thông minh của con người, trong khi RPA là một ứng dụng phần mềm bắt chước hành vi của con người. AI dựa trên dữ liệu, trong khi RPA dựa trên quy trình. Một điểm khác biệt đáng chú ý giữa RPA và AI là trọng tâm. Nếu bạn có thể xác định quy trình để tuân theo, bạn có thể sử dụng RPA tự động hóa các bước lặp đi lặp lại dựa trên các quy tắc cố định. Điều này thường liên quan đến sự tương tác với nhiều hệ thống CNTT khác nhau.
Trong hầu hết các trường hợp, RPA dựa trên các tiêu chuẩn cụ thể được tuân theo trong các tình huống cụ thể. Nhiều nhà cung cấp RPA thường không sử dụng AI tiên tiến trong các sản phẩm họ bán, nhưng những điều này đã được cải thiện. AI nâng cao trong RPA cũng bao gồm nhận dạng hình ảnh và phân tích văn bản. Trong quá trình triển khai RPA, một cuộc họp khám phá quy trình thường là điều kiện tiên quyết để ánh xạ trạng thái hiện tại của quy trình và ghi lại quy trình. Tuy nhiên, đối với AI tất cả các dữ liệu phải được ghi lại toàn bộ.
Các công cụ và nền tảng RPA được sử dụng phổ biến
Dưới đây là một số công cụ và nền tảng phần mềm RPA được dùng nhiều nhất.
Rpa UiPath là gì? Giải pháp RPA được áp dụng trong nhiều ứng dụng
UiPath
UiPath là phần mềm giúp tự động hóa các quy trình robot và được sử dụng để tự động hóa trên màn hình nền Windows. UiPath được sử dụng để tự động hóa các nhiệm vụ dư thừa và loại bỏ sự can thiệp của con người. UiPath rất dễ sử dụng và có chức năng kéo, thả để điều khiển thuật toán.
Automation Anywhere
Automation Anywhere với chức năng và chi phí tối ưu dành cho doanh nghiệp từ vừa đến hoặc kể cả doanh nghiệp bé đến lớn. Automation Anywhere được người dùng cũng như các chuyên gia đánh giá cao.
Blue Prism
Ứng dụng này thường được sử dụng để tự động hóa các vấn đề phổ biến. Ngoài ra, Blue Prism được đánh giá cao về tính bảo mật và tính linh hoạt, đồng thời có khả năng mở rộng cao.
>>> Xem thêm: Số hoá doanh nghiệp – Giải pháp quản lý dễ dàng
Các thách thức khi triển khai giải pháp RPA và cách vượt qua chúng
Bên cạnh những lợi ích không ngờ mà RPA mang lại, các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với những thách thức khi áp dụng lập trình RPA, bao gồm:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Chi phí đầu tư ban đầu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đặc biệt là mức độ phức tạp của bot. Việc tận dụng sự tự chủ về công nghệ để cung cấp các giải pháp tự động hóa tiết kiệm chi phí, phù hợp với mức đầu tư hơn so với giải pháp của các công ty nước ngoài.
- Cần phải có lời giới thiệu tốt của một lập trình viên phần mềm: RPA có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, các lập trình viên RPA nên có kiến thức chung trong các lĩnh vực có độ phức tạp cao như kế toán, ngân hàng và tài chính. Hiện tại, số lượng lập trình viên RPA tại Việt Nam còn thưa thớt và khó đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật phức tạp.
- Yêu cầu chuẩn hóa thông tin, dữ liệu đầu vào, quy trình quản lý hiện có: Do RPA được áp dụng cho các nghiệp vụ, quy trình cần cung cấp thường xuyên nên tổ chức cần thiết lập các quy trình cần thiết để chuẩn hóa thông tin, dữ liệu đầu vào, v.v.
- Yêu cầu về kết nối, tương thích giữa hệ thống CNTT/hệ điều hành nội bộ với nền tảng RPA: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là khối ngân hàng có hạ tầng CNTT phức tạp với những đặc thù riêng. Việc triển khai RPA thành công yêu cầu khả năng kết nối và tương thích giữa công nghệ RPA cùng hệ thống CNTT, hệ điều hành nội bộ, v.v.
Các lĩnh vực ứng dụng RPA thông dụng
Loại giải pháp sử dụng bot phần mềm để tự động hóa các quy trình tùy thuộc vào ngành hoặc tính khả thi của nhiệm vụ trong lĩnh vực này. Vì vậy, giải pháp RPA phù hợp sử dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực như tài chính, kế toán, ngân hàng, sản xuất, logistics.
- Tài chính và ngân hàng: Các tác vụ như mở tài khoản và xác minh danh tính là các quy trình thủ công tốn nhiều dữ liệu và thời gian. RPA có thể giúp bạn thực hiện các tác vụ này một cách nhanh chóng và chính xác.
- Sản xuất/Bán lẻ: Xử lý hóa đơn, đơn hàng và nhiều nhiệm vụ khác trong lĩnh vực sản xuất/bán lẻ được bot phần mềm giải quyết nhanh chóng, gọn nhẹ và không tốn kém.
- Truyền thông: RPA hỗ trợ xử lý thanh toán, giải đáp thắc mắc của khách hàng hoặc quản lý sự cố, cho phép các công ty viễn thông phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
- Hậu cần: Nhờ tự động hóa các quy trình này, các công ty hậu cần không còn gặp khó khăn trong việc thực hiện, theo dõi và quản lý các đơn đặt hàng.
Tương lai của giải pháp RPA trong thời đại số hóa
Một báo cáo của Global Market Insights Inc, dự đoán rằng thị trường RPA sẽ đạt 5 tỷ USD vào năm 2024. Ngày càng có nhiều công ty sử dụng RPA để nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Hướng tới phát triển siêu tự động hóa với robot hoạt động độc lập giải pháp RPA chỉ đảm nhận các nhiệm vụ định kỳ trong một quy trình duy nhất.
Tiềm năng phát triển của RPA trong thời đại công nghệ số
Kết hợp các công nghệ cốt lõi như RPA với trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học để cải thiện khả năng tự động hóa, được sử dụng cùng nhau trong một giải pháp cho tự động hóa đầu cuối. Forrester cho biết tác động kết hợp của việc kết hợp các loại công nghệ tự động hóa khác nhau này có thể tiết kiệm cho các doanh nghiệp tới 132 tỷ đô la giá trị lao động chỉ riêng ở Hoa Kỳ. Do đó, tự động hóa quy trình bằng robot RPA được dự đoán là xu hướng trong tương lai.
Giải pháp OCR: “Tự động hoá” dữ liệu nâng cao
Tóm lại, giải pháp RPA đã trở thành một giải pháp quan trọng và không thể thiếu cho các tổ chức và doanh nghiệp. Khả năng tự động hóa quy trình kinh doanh và giảm bớt sự phụ thuộc vào con người đã mang lại lợi ích lớn về chi phí, năng suất và chất lượng dịch vụ. Bên cạnh đó, sự linh hoạt và tính mở rộng của RPA cũng giúp các tổ chức nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Với những tiềm năng vô hạn, giải pháp RPA không chỉ là một giải pháp hiện đại mà còn là một đồng minh đắc lực trong việc nâng cao hiệu quả và đạt được thành công bền vững. Bài viết trên đã giúp bạn cung cấp một số kiến thức hữu ích về giải pháp phần mềm RPA. Hy vọng rằng bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ công nghệ này và có thể sáng suốt trong việc đưa ra những chiến thuật thông minh cho doanh nghiệp và tiết kiệm nguồn lực tối ưu dành cho công ty.
