Giải pháp OCR: “Tự động hoá” dữ liệu nâng cao chuyên nghiệp

Ngày này, việc chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng điện tử đang trở thành một xu hướng phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, để thực hiện việc này cần phải có một công cụ hỗ trợ đắc lực và giải pháp OCR là một trong những cách được áp dụng phổ biến hiện nay. OCR là công nghệ cho phép chuyển đổi các hình ảnh, tài liệu giấy thành các tài liệu văn bản có thể chỉnh sửa được trên máy tính. Với khả năng nhận diện và chuyển đổi tài liệu một cách tự động, OCR mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp và cá nhân.

Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, OCR càng trở nên phổ biến và thông dụng hơn bao giờ hết, giúp giảm thiểu thời gian và công sức của con người trong quá trình nhập liệu, đồng thời cải thiện độ chính xác và tăng hiệu suất công việc. Tuy nhiên, việc lựa chọn một giải pháp OCR chất lượng và đáng tin cậy vẫn là một vấn đề cần được quan tâm. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp cần tìm hiểu về các tính năng và ưu điểm của OCR trước khi đưa ra quyết định đầu tư.

Giới thiệu về giải pháp OCR BPO.MP

OCR (Optical Character Recognition) là một công nghệ cho phép máy tính đọc và chuyển đổi dữ liệu từ các ảnh hoặc tài liệu in sang dạng văn bản có thể sử dụng được. Tính năng này có thể giúp cho việc xử lý dữ liệu tự động và tránh đi mất thời gian cho việc thủ công nhập dữ liệu. Đối với các doanh nghiệp, việc xử lý tài liệu và dữ liệu là một nhiệm vụ không thể thiếu nhằm giúp tăng hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Vì vậy, giải pháp OCR BPO.MP đã được phát triển để giúp giải quyết vấn đề này.

Giải pháp nhân diện ký tự quang học OCR với vô vàn tiện ích trong quy trình xử lý dữ liệu

Giải pháp này cho phép xử lý hàng loạt tài liệu cùng lúc với độ chính xác từ 95% đến 99%. Ngoài ra, BPO.MP cũng hỗ trợ các ngôn ngữ trên thế giới và có khả năng nhận diện mẫu mã tài liệu đa dạng (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,…). Hơn nữa, BPO.MP được tích hợp sẵn trong hệ thống quản lý dữ liệu của doanh nghiệp và có thể được sử dụng như một bước trong quy trình xử lý dữ liệu tự động. Với giải pháp công nghệ OCR BPO.MP, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, nhân lực và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.

>>> Có thể bạn quan tâm: Công nghệ ICR là gì? Phân biệt OCR và ICR

Giải pháp OCR BPO.MP và những lợi ích thực tế

OCR (Optical Character Recognition) là một công nghệ được sử dụng để chuyển đổi hình ảnh hoặc văn bản được viết tay sang một dạng dữ liệu có thể sử dụng được trên máy tính. Với sự phát triển của công nghệ OCR, các doanh nghiệp đã có thể áp dụng OCR vào các hoạt động BPO (Business Process Outsourcing) nhằm cải thiện hiệu quả và giảm chi phí.

Đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Với việc tự động hóa công việc nhập liệu, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí cho các hoạt động nhập liệu.
• Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Bằng cách tự động hóa quy trình nhập liệu, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình kinh doanh, giảm thiểu sự phát sinh của lỗi và tối đa hóa hiệu quả công việc.
• Tăng cường độ chính xác: Sử dụng OCR BPO.MP giúp các doanh nghiệp tăng cường độ chính xác trong nhập liệu và giảm thiểu sai sót.
• Tăng khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu: Các doanh nghiệp có thể lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả hơn với việc sử dụng OCR.

Đối với khách hàng của doanh nghiệp

• Tăng tốc độ xử lý thông tin: Với việc sử dụng OCR, các doanh nghiệp có thể xử lý thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác hơn, cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý: Sử dụng OCR giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông tin và giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn về việc cung cấp thông tin cho doanh nghiệp.
• Dễ dàng theo dõi thông tin cá nhân: Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi thông tin cá nhân của mình khi sử dụng OCR, giúp họ có thể quản lý thông tin cá nhân một cách dễ dàng và hiệu quả hơn

Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số toàn diện

Các tính năng của giải pháp OCR BPO.MP

Các tính năng của giải pháp số hoá tài liệu bằng nhân diện ký tự quang học OCR

OCR là viết tắt của Optical Character Recognition (Nhận diện ký tự quang học) là một giải pháp để giúp chuyển đổi hình ảnh hoặc tài liệu có chứa các ký tự, chữ số và ký hiệu công việc sang văn bản có thể chỉnh sửa được. Các tính năng của giải pháp OCR bao gồm:

• Tự động nhận diện chữ viết tay và chữ in từ các tài liệu ảnh hoặc tài liệu quét.
• Khả năng xử lý một số lượng lớn các dữ liệu và tài liệu đồ họa.
• Tăng tốc độ ghi dữ liệu và giảm thiểu sự cố do nhập liệu sai, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.
• Cho phép tìm kiếm và lựa chọn các dữ liệu cần thiết từ cơ sở dữ liệu lớn.
• Điều chỉnh kích cỡ, kiểu chữ, font chữ và mã hóa để tránh tình trạng mất dữ liệu trong quá trình chuyển đổi.
• Giúp cho các thông tin và tài liệu trở nên dễ dàng quản lý và tìm kiếm được.
• Tăng khả năng tự động hoá các quy trình công việc liên quan đến dữ liệu.
• Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu, tránh trường hợp lộ thông tin cần bảo mật.
• Hỗ trợ cho các quy trình hành chính công việc và kinh doanh.
• Tiết kiệm chi phí đầu tư cho nhu cầu tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu cần thiết.

Công nghệ được áp dụng

Công nghệ được áp dụng trong giải pháp OCR là kết hợp của các công nghệ như:

• Xử lý hình ảnh: để phân tích và nhận diện các ký tự trên tài liệu ảnh.
• Máy học (Machine learning): dùng để huấn luyện mô hình nhận diện và phân tích ký tự từ ảnh.
• Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): dùng để tách và phân tích các từ trong văn bản được chuyển đổi sau khi OCR.
• Công nghệ điện toán đám mây (Cloud computing): để lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn.
• Các công nghệ liên quan đến phần mềm như Java, Python, C++… để thiết kế và phát triển các ứng dụng liên quan đến OCR.
• Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI): để cải thiện độ chính xác và tốc độ xử lý của việc nhận diện các ký tự và phân tích văn bản.

Ứng dụng của giải pháp số hoá tài liệu OCR BPO.MP

Ứng dụng của giải pháp số hoá tài liệu OCR

Giải pháp số hoá tài liệu OCR BPO.MP là một giải pháp giúp chuyển đổi các tài liệu giấy sang tài liệu kỹ thuật số đồng thời cải thiện quy trình xử lý dữ liệu bằng cách sử dụng công nghệ OCR. Dưới đây là các ứng dụng của giải pháp này:

• Giúp tăng tốc độ xử lý tài liệu: Giải pháp OCR giúp xử lý các tài liệu giấy một cách nhanh chóng và tự động, giảm thiểu thời gian mà nhân viên phải dành để nhập liệu thủ công.
• Giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu: Khả năng nhận diện chính xác văn bản và số liệu từ hình ảnh tài liệu giấy giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Giúp quản lý các tài liệu một cách hiệu quả: Giải pháp cho phép lưu trữ và quản lý các tài liệu bằng cách lưu trữ dưới dạng tài liệu số, giúp giảm thiểu việc mất mát tài liệu và tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.
• Giúp tăng hiệu quả làm việc: Số hoá tài liệu giúp các nhân viên dễ dàng truy cập và sử dụng tài liệu từ xa, giảm thiểu mất thời gian di chuyển và tăng hiệu quả làm việc.
• Giảm thiểu chi phí: Giải pháp giúp giảm thiểu chi phí cho việc lưu trữ và quản lý dữ liệu trên tài liệu giấy và giảm thiểu chi phí cho công việc nhập liệu do con người thực hiện.
• Hỗ trợ cho quy trình công việc liên quan đến dữ liệu: Giải pháp số hóa tài liệu OCR được áp dụng chủ yếu trong các quy trình công việc liên quan đến dữ liệu như kiểm tra hồ sơ, xác nhận thông tin, tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu, tạo báo cáo,…

Tóm lại, giải pháp số hóa tài liệu OCR BPO.MP có thể giúp tăng hiệu quả làm việc, giảm thiểu chi phí, cải thiện quy trình xử lý dữ liệu và hỗ trợ cho các quy trình công việc liên quan đến dữ liệu.

Quy trình số hoá tài liệu của MPBPO

Giải pháp OCR được xây dựng trên một quy trình số hoá tài liệu chuẩn tại MP BPO sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được thời gian và chi phí quản lý hiệu quả. Các bước của quy trình bao gồm:

Bước 1: Tiếp nhận tài liệu

Tài liệu gốc được chuyển đến MPBPO hoặc được đến trực tiếp để tiến hành số hoá. Tài liệu đó có thể là tài liệu giấy, tài liệu điện tử hoặc bất kỳ dạng tài liệu nào có thể được số hoá.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Tài liệu sẽ được chuẩn bị trong quá trình này để phục vụ cho việc quét. Các bước chuẩn bị tài liệu bao gồm loại bỏ các phụ kiện như kẹp giấy, băng keo,..và đánh số thứ tự trang của tài liệu để giúp quá trình tìm kiếm nhanh chóng.

Bước 3: Kiểm duyệt và quét tài liệu

Tài liệu sẽ được duyệt xem trước trước khi quét để đảm bảo rằng những tài liệu quan trọng được quét đầy đủ. Sau đó các tài liệu sẽ được quét bằng các máy quét hiện đại và chất lượng cao.

Bước 4: Xử lý dữ liệu

Sau khi tài liệu được quét xong các hình ảnh của tài liệu sẽ được xử lý để trích xuất thông tin cần thiết, ví dụ như văn bản, hình ảnh và đánh mã tài liệu.

Bước 5: Kiểm tra lại và chuyển đổi định dạng tài liệu

Sau khi quá trình xử lý dữ liệu hoàn thành, tài liệu được kiểm tra và chuyển đổi sang các định dạng tài liệu khác nhau như PDF, Word hoặc Excel vv.

Bước 6: Lưu trữ và quản lý tài liệu số

Sau khi quá trình số hoá tài liệu hoàn tất, các tài liệu số được lưu trữ trên các hệ thống lưu trữ tập trung hoặc trên các máy chủ để quản lý dễ dàng vào tương lai.

Bước 7: Đảm bảo bảo mật thông tin

MPBPO luôn đảm bảo sự bảo mật và an ninh tài liệu của khách hàng bằng cách sử dụng các biện pháp bảo mật, từ việc giám sát quá trình số hóa, lưu trữ và xử lý tài liệu.

Số hóa quy trình – Nâng cao 200% hiệu suất

Tóm lại, giải pháp OCR đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi tài liệu giấy sang tài liệu điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực của con người, cải thiện độ chính xác và hiệu suất công việc. Tuy nhiên, việc lựa chọn một giải pháp nhận diện ký tự quang học OCR đáng tin cậy là điều cần thiết, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường đang xuất hiện nhiều sản phẩm và dịch vụ OCR khác nhau. 

Để lựa chọn được OCR tốt nhất, các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về các tính năng và ưu điểm của sản phẩm, đánh giá khả năng nhận diện, độ chính xác và độ tin cậy của giải pháp. Ngoài ra, việc tìm hiểu về nhà cung cấp OCR là điều quan trọng, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ được cung cấp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giải pháp OCR là công nghệ hiệu quả và cần thiết trong việc chuyển đổi tài liệu giấy sang tài liệu điện tử, đóng vai trò quan trọng trong quá trình nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa chi phí.