Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ từ đơn vị uy tín (2023)

Số hoá tài liệu được coi là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp quản lý dữ liệu dễ dàng. Bảng đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ cũng chính là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Bởi vì hiện nay, hầu như các doanh nghiệp lớn đã loại bỏ việc lưu trữ giấy và chuyển sang cất trữ tài liệu dạng điện tử. Phải chăng, việc chuyển đổi này mang đến nhiều lợi ích và giúp các đơn vị thúc đẩy quá trình kinh doanh một cách hiệu quả.

Trên thực tế, việc cất trữ các tệp thông tin dạng giấy đem lại rất nhiều bất lợi và rủi ro. Đầu tiên, quá trình tìm kiếm diễn ra rất phức tạp, bởi số lượng tài liệu giấy quá nhiều nên mỗi khi cần đến thì người dùng phải mất ít nhất 15 phút mới tìm thấy. Thậm chí, có khi cũng không tìm được. Bên cạnh đó, tình trạng thất lạc, cháy nổ, ẩm ướt…cũng thường xuyên xảy ra. Thế nhưng nếu doanh nghiệp scan các hồ sơ sang bản điện tử thì sẽ không gặp phải các trở ngại trên. Khi cần đến tài liệu chỉ cần thực hiện 1 vài thao tác nhấp chuột là có thể truy xuất thông tin nhanh chóng. Vậy cụ thể dịch vụ lưu trữ tài liệu mang đến lợi ích gì? Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ có đắt tiền không, câu trả lời sẽ được nhắc đến ngay bên dưới.

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng số, để có thể lưu trữ, quản lý, truy xuất và sử dụng một cách dễ dàng. Quá trình số hóa thường bao gồm việc sử dụng máy quét để quét tài liệu giấy và chuyển đổi chúng thành các tệp điện tử như PDF, JPG hoặc các định dạng khác. Sau khi tài liệu được số hóa, chúng có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc máy chủ và quản lý bằng các phần mềm quản lý tài liệu. 

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ cần lưu ý điều gì?

Kể từ khi phát minh này được ra đời, các doanh nghiệp đã có thể tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm chi phí cho việc in ấn và lưu trữ tài liệu giấy. Bên cạnh đó, còn giúp hoạt động truy xuất tài liệu được diễn ra nhanh chóng và dễ dàng. Người dùng chỉ cần thao tác bằng 1 cú click chuột là tài liệu cần thiết sẽ xuất hiện, giờ đây bạn không cần tốn hàng giờ đồng hồ để tìm dữ liệu như cách truyền thống nữa. 

Số hóa quy trình – Nâng cao 200% hiệu suất cho doanh nghiệp

Lợi ích của việc số hoá tài liệu lưu trữ

Trong thời buổi 4.0, tất cả các hoạt động đã dần chuyển sang sử dụng công nghệ cao và hệ thống máy móc thiết bị hỗ trợ. Trong đó, việc lưu trữ dữ liệu giấy đã bị đào thải thay vào đó là tích hợp kỹ thuật số hoá vào vấn đề cất trữ dữ liệu. Công cụ này được cho là cần thiết và giúp ích doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và cả công sức lao động. Theo nghiên cứu, để tìm được 1 tệp tài liệu giấy như cách truyền thống bạn phải mất 18 phút, một năm thì số tiền tiêu hao cho việc tìm dữ liệu có thể lên đến 14.000 USD. Chưa kể đến, nếu kho lưu trữ không được sắp xếp gọn gàng thì việc truy xuất dữ liệu gần như bằng không. 

Chính nguyên nhân này mà dịch vụ số hoá tài liệu đã ra đời. Giờ đây các tệp thông tin sẽ được lưu trữ và quản lý tự động thông qua hệ thống máy móc chuyên nghiệp. Dựa vào đây doanh nghiệp có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng để phục vụ cho các chiến lược kinh doanh. Cụ thể, dịch vụ công nghệ này sẽ mang đến các lợi ích như sau:

• Truy xuất dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng. Có thể thao tác mọi lúc mọi nơi và trên mọi loại thiết bị. 
• Hỗ trợ việc share thông tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức trong việc in ấn tài liệu và lưu trữ.
• Hệ thống bảo mật cao, đảm bảo thông tin không bị rò rỉ ra ngoài. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ

Khi doanh nghiệp muốn chuyển sang sử dụng công nghệ tự động thì đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ sẽ phù thuộc vào khối lượng tài liệu và định dạng file…Tuy nhiên, số tiền đầu tư vẫn tiết kiệm hơn các lưu trữ truyền thống rất nhiều lần. Sau đây là chi tiết về các yếu tố ảnh hưởng đến đơn giá dịch vụ:

Số lượng tài liệu số hoá

Số tiền chi trả cho hoạt động chuyển đổi và lưu trữ dữ liệu sẽ phù thuộc vào số lượng bài viết và thông tin. Thông thường, khi tài liệu càng nhiều thì đơn giá trên mỗi sản phẩm sẽ càng rẻ. 

Định dạng tài liệu cần số hoá?

Yêu cầu về định dạng, form chữ, khổ giấy cũng là yếu tố tác động đến đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ. Giá quét tài liệu dạng ảnh và tài liệu dạng giấy sẽ khác nhau, khổ giấy A4 và khổ giấy lớn cũng có cách tính không giống. Chính vì thế, các doanh nghiệp cần xác định rõ định dạng tài liệu và đưa ra các yêu cầu chính xác để nhận báo giá chi tiết. 

Bên cạnh đó, việc xác định đúng mục tiêu cũng giúp bạn chọn được máy scan với các công năng phù hợp. Tuỳ thuộc vào chức năng mà giá thành của máy scan cũng khác nhau. Do đó cần xác định đúng nhu cầu để tránh việc mua thiết bị nhưng lại không thể sử dụng được. 

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến giá cả định mức số hóa tài liệu lưu trữ

Nhu cầu tập hợp, bóc tách và đóng gói tài liệu

Đơn giá số hoá tài liệu cũng chịu ảnh hưởng dựa vào nhu cầu đóng gói, quản lý và tìm kiếm dữ liệu của doanh nghiệp. Bởi trên thực tế có 1 số tệp thông tin rất khó bóc tách, vì thế nếu muốn chuyển sang bản điện tử thì cần đến sự can thiệp của các phần mềm chuyên dụng đắt tiền. 

Việc phân loại tệp thông tin có thể chia làm các dạng sau đây:

• Tệp thông thường
• Tệp gáy xoắn
• Tệp gáy + ghim
• Tệp dạng sách 
• Các tệp khác: bill bán lẻ, thẻ đỏ, giấy dày, thẻ cứng…

Nhu cầu lưu trữ chuẩn số hoá

Tuỳ vào từng loại máy mà chức năng scan và lưu trữ cũng được hoạt động khác nhau. Do đó, khách hàng cần chọn thiết bị phù hợp với công năng, chuyển số hoá để hỗ trợ công việc sao chép và chuyển đổi dữ liệu. Sau đây là các nhu cầu nâng cao về khả năng số hoá:

• Xuất file PDF
• Xuất file PDF sang dạng Searchable
• Nhận dạng văn bản tiếng Việt…

Số hoá dữ liệu: Cách tạo giá trị cạnh tranh trên thị trường

Báo giá dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ tại MP BPO

Để chạy đua với sự phát triển của công nghệ và không để tuột sau các đối thủ cạnh tranh thì ngay bây giờ, các doanh nghiệp nên chuyển sang lưu trữ dữ liệu số hoá. Hoạt động này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tối đa hoá thời gian làm việc của nhân viên. Đồng thời giúp truy xuất tài liệu nhanh chóng, hỗ trợ quá trình kinh doanh ngày càng tốt hơn.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc nghiên cứu, phát triển và mang đến các giải pháp công nghệ đến cho khách hàng…MP BPO là đơn vị cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu chuyên nghiệp – uy tín – chất lượng hàng đầu. Chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Đồng thời, độ chính xác khi sao chép dữ liệu được đánh giá gần như tuyệt đối.

Nếu các bạn muốn nhận được bản báo giá số hoá tài liệu lưu trữ chính xác và nhận nhiều ưu đãi nhất, các bạn có thể liên hệ qua số hotline của MP BPO hoặc tham khảo thông tin dịch vụ chi tiết qua đường link Tại đây.

Khi thiết lập đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ sẽ phụ thuộc vào 4 yếu tố cơ bản đó chính là: số lượng tài liệu, định dạng file, nhu cầu bóc tách – tổng hợp và nhu cầu lưu trữ dữ liệu. Nhìn chung chi phí đầu tư cho hoạt động này không quá cao, ngược lại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều chi phí từ: in ấn, đóng gói, thuê kho lưu trữ… Bên cạnh đó, còn giúp nhân viết tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu, thay vào đó là tập trung vào các hoạt động khác giúp nâng cao năng lực làm việc. 

Tóm lại, dịch vụ số hoá tài liệu có thể mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quản lý và lưu trữ hồ sơ. Bên cạnh đó, hoạt động này còn giúp hạn chế sự mất mát tài liệu do các tai nạn như cháy, lụt, và đồng thời bảo vệ được tài liệu trước những mối đe dọa bên ngoài. Ngay từ bây giờ, các doanh nghiệp hãy nhanh chóng chuyển sang lưu trữ điện tử để tối đa hoá chi phí và nâng cao chất lượng hoạt động nhé. Liên hệ ngay MP BPO để được nhận đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ ưu đãi và chi tiết nhất.