Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài và cơ sở pháp lý

Trong nhiều ngành công nghiệp đặc thù như xây dựng, viễn thông và lâm nghiệp, việc sử dụng nhân công thuê ngoài là không thể tránh khỏi. Nhân công mướn ngoài đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Hạch toán chi phí nhân công mướn ngoài đôi khi là một thách thức, đặc biệt là khi xác định thuế TNDN.

MPBPO hiểu rằng quản lý chi phí nhân công thuê ngoài đòi hỏi sự chính xác và tính toán cẩn thận. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp, tìm kiếm giải pháp tối ưu để chi phí nhân công mướn ngoài được hạch toán một cách hợp lý và mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình xác định thuế và quản lý tài chính.

>>> Xem thêm: Outsourcing là gì?

Chi phí nhân công thuê ngoài và cơ sở pháp lý áp dụng

Chi phí thuê nhân công là một phần quan trọng của chi phí sản xuất và quản lý doanh nghiệp. Khi thuê nhân công ngoài, doanh nghiệp không chỉ phải thanh toán lương cho những người lao động mà còn đối mặt với nhiều chi phí khác liên quan. Các chi phí này có thể bao gồm:

Chi phí nhân công thuê ngoài

Trước hết, để đàm phán thành công với nhân công, chúng ta cần nắm rõ khái niệm về loại hình lao động này. Thuê nhân công không chỉ đơn thuần là việc sử dụng sức lao động con người để thực hiện các nhiệm vụ theo đúng yêu cầu mà còn liên quan đến một loạt các chi phí phát sinh.

Chi phí nhân công thuê ngoài có thể hiểu là tổng số tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán sau khi những nhân công này đã hoàn thành công việc theo thỏa thuận và hợp đồng đã ký kết. Điều này bao gồm cả các chi phí cơ bản như lương và các khoản chi trả khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản phụ cấp.

Doanh nghiệp có nhiều lựa chọn khi quyết định thuê nhân công ngoài. Một phương án là giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh, tận dụng sự chuyên nghiệp và sẵn có của các cá nhân chuyên làm một công việc cụ thể. Phương án khác là giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh, mở rộng phạm vi tìm kiếm nhân sự chất lượng cao.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thuê công ty thầu xây dựng để đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình. Việc này không chỉ giảm áp lực quản lý mà còn đảm bảo được chuyên nghiệp và hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án.

Hoặc có thể doanh nghiệp tự tìm kiếm nhân công, tức là tuyển dụng trực tiếp từ thị trường lao động. Tuy đòi hỏi nhiều công sức trong quá trình tuyển chọn và quản lý, nhưng đồng thời mang lại sự linh hoạt và kiểm soát lớn hơn đối với quá trình lao động nội bộ.

Cơ sở pháp lý áp dụng

Tổng hợp và quản lý chi phí nhân công thuê ngoài đang trở thành một trong những thách thức lớn trong lĩnh vực kế toán xây dựng. Kế toán cần liên tục theo dõi và ghi chép chi phí của một lượng lớn nhân công theo từng giai đoạn của dự án xây dựng. May mắn, công việc này giờ đây đã trở nên nhẹ nhàng hơn nhờ vào sự hỗ trợ từ các phần mềm kế toán xây dựng.

Đối mặt với nhiều yếu tố pháp lý, kế toán xây dựng cần tuân thủ theo nhiều văn bản và quy định pháp luật. Thông tin pháp lý và các văn bản quy định chi phí nhân công thuê ngoài bao gồm:

• Thông tư 92/TT-BTC ngày 15/06/2016 hướng dẫn nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và giá trị gia tăng của cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh.
• Khoản 1, điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định về các khoản chi phí được trừ.
• Điểm a, khoản 2, điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về thu nhập từ tiền công, tiền lương.
• Điểm i, khoản 1, điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Ngoài ra, các quy định từ Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Luật lao động 2019 cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định và áp dụng các chi phí liên quan đến nhân công.

Việc hiểu rõ các quy định trên giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán linh hoạt và hiệu quả. Đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí nhân công.

Hồ sơ và phương án hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài

Việc hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài đòi hỏi sự chăm chỉ và chính xác từ phía doanh nghiệp. Để đảm bảo quy trình hạch toán diễn ra suôn sẻ và tuân thủ các quy định pháp luật, việc chuẩn bị hồ sơ và chứng từ đầy đủ là không thể phớt lờ.

Trường hợp 1: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh

Trong trường hợp Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh, việc hạch toán chi phí thuê nhân công đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định thuế. Dưới đây là phương pháp hạch toán chi tiết:

• Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622 (Chi phí lao động Dịch vụ giao khoán) và Có TK 331 (Nợ phải trả cho nhân công)
• Trích thuế TNCN 10%: Nợ TK 331 (Nợ phải trả cho nhân công) và Có TK 3335 (Thuế thu nhập cá nhân trích trước)
• Khi thanh toán: Nợ TK 331 (Nợ phải trả cho nhân công) và Có TK 111,112 (Tiền mặt hoặc Ngân hàng)

Đồng thời, Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều quan trọng trong việc chuẩn bị hồ sơ:

• Hợp đồng giao khoán: Hợp đồng nên được lập đầy đủ và chi tiết, đặc biệt là những điều khoản về chế độ làm việc, lương thưởng, và nghĩa vụ thuế.
• Biên bản nghiệm thu và xác nhận khối lượng giao khoán: Đây là các văn bản quan trọng để xác nhận việc công nhân đã hoàn thành công việc theo yêu cầu và là cơ sở để thanh toán.
• Chứng minh nhân dân và chứng từ thanh toán: Cần có chứng minh nhân dân của người làm đại diện và của từng lao động trong đội, cùng với chứng từ thanh toán tiền mặt hoặc ngân hàng để chứng minh việc thanh toán lương.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Chứng từ này là bằng chứng về việc Doanh nghiệp đã thực hiện trích trước thuế TNCN theo quy định.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho 1 cá nhân kinh doanh

Trong trường hợp Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho một cá nhân kinh doanh, quy trình hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài cũng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định thuế. Dưới đây là phương pháp hạch toán chi tiết:

• Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622 (Chi phí lao động Dịch vụ giao khoán) và Có TK 331 (Nợ phải trả cho nhân công)
• Khi thanh toán: Nợ TK 331 (Nợ phải trả cho nhân công) và Có TK 111,112 (Tiền mặt hoặc Ngân hàng)
• Với hoá đơn: Đối với tiền công từ 100 triệu đồng/năm trở lên, cần cấp hoá đơn lẻ và bảo quản chúng. Nếu tiền công dưới 100 triệu/năm, có thể không cần hoá đơn, tuy nhiên, vẫn cần duy trì các chứng từ khác chứng minh thanh toán.

Hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng giao khoán nhân công: Hợp đồng nên được lập đầy đủ với các điều khoản liên quan đến làm việc, lương thưởng và nghĩa vụ thuế.
• Biên bản nghiệm thu và quyết toán khối lượng giao khoán: Các văn bản này là cơ sở để xác nhận và thanh toán chi phí, cần được duy trì và bảo quản một cách cẩn thận.
• Hóa đơn nhân công: Nếu tiền công từ cá nhân kinh doanh đạt mức yêu cầu, cần bảo quản hoá đơn nhân công để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy định.

Quá trình hạch toán và bảo quản hồ sơ nên được thực hiện một cách tỉ mỉ để tránh rủi ro về thuế và pháp lý trong quá trình quyết toán thuế và kiểm tra của cơ quan quản lý thuế.

Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng

Trong trường hợp Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng, quá trình hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài cũng đòi hỏi sự chính xác và sự cảnh báo về mọi rủi ro có thể phát sinh. Dưới đây là phương pháp hạch toán chi tiết:

• Ghi nhận chi phí: Nợ TK 627/622 (Chi phí lao động – Dịch vụ giao khoán) và Có TK 331 (Nợ phải trả cho nhân công)
• Khi thanh toán: Nợ TK 331 (Nợ phải trả cho nhân công) và có TK 111,112 (Tiền mặt hoặc Ngân hàng)

Lưu ý về hồ sơ:

• Hợp đồng giao khoán nhân công: Hợp đồng nên được xác định rõ về các điều khoản liên quan đến lao động, quy mô dự án, và cam kết về chất lượng công việc.
• Biên bản nghiệm thu và xác nhận khối lượng giao khoán: Cần duy trì các bản ghi chính xác về tiến độ và khối lượng công việc đã được thực hiện để hỗ trợ việc thanh toán.
• Quyết toán khối lượng giao khoán: Là bước cuối cùng của quá trình, đảm bảo rằng quyết toán này được thực hiện kỹ lưỡng và được chấp nhận bởi cả hai bên.
• Hóa đơn VAT: Đối với các dịch vụ xây dựng, hóa đơn VAT là một phần quan trọng của hồ sơ để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.
• Ủy nhiệm chi thanh toán ngay: Nếu có, hồ sơ cần bao gồm các ủy nhiệm chi thanh toán ngay để chứng minh quyền lực và chấp nhận thanh toán.

Lưu ý quan trọng: Trước khi hợp tác, Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về đối tác để tránh mọi rủi ro liên quan đến hoá đơn, nợ và trốn thuế.

Trong trường hợp Doanh nghiệp tự tìm nhân công, quy trình hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài cũng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định thuế. Dưới đây là phương pháp hạch toán chi tiết cho cả trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân dưới 1 tháng và từ 1 tháng trở lên:

Trường hợp 4: Doanh nghiệp tự tìm nhân công

Trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân dưới 1 tháng:

Ghi nhận chi phí: 

• Nợ TK 622 (Chi phí lao động – Dịch vụ)
• Có TK 334 (Nợ phải trả cho nhân công)

Trích thuế TNCN 10% (nếu có):

• Nợ TK 334 (Nợ phải trả cho nhân công)
• Có TK 3335 (Thuế thu nhập cá nhân trích trước)

Khi thanh toán:

• Nợ TK 334 (Nợ phải trả cho nhân công)
• Có TK 111,112 (Tiền mặt hoặc Ngân hàng)

Trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân từ 1 tháng trở lên:

Ghi nhận chi phí:

• Nợ TK 622 (Chi phí lao động – Dịch vụ)
• Có TK 334 (Nợ phải trả cho nhân công)

Trích bảo hiểm xã hội:

• Nếu hợp đồng từ 1 tháng trở lên, nên trích bảo hiểm xã hội từ chi phí lao động.
• Nợ TK 622,334 (Chi phí lao động – Dịch vụ)
• Có TK 338 (Nợ phải trả cho Bảo hiểm xã hội)

Trích thuế TNCN 10% (nếu có):

• Nợ TK 334 (Nợ phải trả cho nhân công)
• Có TK 3335 (Thuế thu nhập cá nhân trích trước)

Khi thanh toán:

• Nợ TK 334 (Nợ phải trả cho nhân công)
• Có TK 111,112 (Tiền mặt hoặc Ngân hàng)

Lưu ý: Đối với trường hợp trích thuế TNCN, Doanh nghiệp cần xác định đúng điều kiện áp dụng bản cam kết 02/CK-TNCN để tạm không khấu trừ thuế TNCN 10%.

Tất cả các hồ sơ như hợp đồng, bảng chấm công, bản cam kết, và các chứng từ thanh toán nên được bảo quản cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

Mẫu bảng kê chi phí nhân công thuê ngoài

Mẫu bảng kê chi phí nhân công thuê ngoài đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và xác nhận số tiền đã thanh toán cho nhân công thuê từ bên ngoài. Bên cạnh những phương pháp hạch toán chi phí nhân công đã được trình bày trước đó, việc sử dụng bảng kê này mang lại nhiều lợi ích và thuận tiện.

Một số mẫu bảng chi phí thuê nhân công bạn có thể tham khảo:

 

Mẫu bảng kê chi phí nhân công thuê ngoài 2

Giải pháp giảm thiểu chi phí nhân công bằng dịch vụ thuê ngoài lao động

MPBPO là đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực Business Process Outsourcing (BPO), tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ với đội ngũ nhân sự chất lượng hàng đầu. Chúng tôi không chỉ là những người cung cấp dịch vụ, mà còn là đối tác chiến lược, hỗ trợ khách hàng tối đa hóa hiệu suất kinh doanh của họ.

Tại MPBPO, chúng tôi không chỉ đơn thuần thuê nhân sự, mà chúng tôi tập trung vào việc tối ưu hóa mọi quy trình kinh doanh của khách hàng. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi không chỉ có chuyên môn sâu rộng mà còn linh hoạt và sáng tạo, sẵn sàng đáp ứng mọi thách thức và đưa ra những giải pháp thông minh.

Chúng tôi hiểu rằng, mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng và yêu cầu cá nhân hóa. Điều này thúc đẩy chúng tôi không ngừng nỗ lực để đảm bảo mọi giải pháp BPO được thiết kế đặc biệt để đáp ứng đúng nhu cầu và mục tiêu chiến lược của từng đối tác. Đối với MPBPO, sự thành công của khách hàng cũng là sự thành công của chúng tôi.

>>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ Cho thuê nhân sự trọn gói

Kết luận

Việc nhân công thuê ngoài ngày càng trở thành trụ cột trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Tận dụng dịch vụ này, họ không chỉ tiết kiệm thời gian và nguồn lực quản lý, mà còn tập trung mạnh mẽ vào giá trị phát triển cốt lõi. 

Trong tương lai, nhân công thuê ngoài sẽ tiếp tục thịnh hành, thúc đẩy sự phát triển kinh tế với mô hình làm việc linh hoạt. Để đạt hiệu quả cao, tổ chức cần nhìn xa hơn và tích hợp thông tin từ những xu hướng công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo. Điều này giúp quá trình tuyển chọn và quản lý nhân sự diễn ra mạnh mẽ hơn, tạo ra môi trường làm việc năng động và đồng thời giảm chi phí hiệu quả.